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Notions clés

A compter de l’année 2015, l’entretien professionnel remplace la notation. Dans un premier temps, ce dispositif avait été institué à titre expérimental en application de l’article 76-1 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984, portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale. Il a ensuite été pérennisé par les dispositions de l’article 69 de loi n° 2014-58 du 27 janvier 2014, de modernisation de l'action publique territoriale et d'affirmation des métropoles (dite « loi Maptam »), lesquelles dispositions ont modifié l’article 76 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984.

Cet article est désormais rédigé ainsi : «L'appréciation, par l'autorité territoriale, de la valeur professionnelle des fonctionnaires se fonde sur un entretien professionnel annuel conduit par le supérieur hiérarchique direct qui donne lieu à l'établissement d'un compte rendu.
« Les commissions administratives paritaires ont connaissance de ce compte rendu ; à la demande de l'intéressé, elles peuvent demander sa révision.
« Un décret en Conseil d'Etat fixe les modalités d'application du présent article. »

Le décret précité est le décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux (publié au Journal officiel du 18 décembre 2014). Ces nouvelles dispositions s’appliquent aux évaluations afférentes aux activités postérieures au 1er janvier 2015 (article 9 du décret précité). Le décret n° 86-473 du 14 mars 1986 relatif aux conditions générales de notation des fonctionnaires territoriaux et le décret n° 2010- 716 du 29 juin 2010 concernant l’expérimentation de l’entretien professionnel sont abrogés à compter du 1er janvier 2016.

En pratique : deux cas de figure existent au sein des collectivités locales et de leurs établissements publics :

  1. Ceux qui avaient appliqué le système de la notation jusqu’en 2014, et qui vont devoir adopter, dès 2015, le nouveau dispositif issu des dispositions de l’article 69 de la « loi Maptam » ;
  2. Ceux qui, à partir de 2010, ou postérieurement, ont expérimenté l’entretien professionnel pour apprécier la valeur professionnelle des fonctionnaires, en appliquant les dispositions du décret n° 2010-716 du 29 juin 2010, portant application de l’article 76-1 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale (l’article 69 de la « loi Maptam » a, a posteriori, prolongé l’expérimentation jusqu’en 2014 (au lieu de 2012, précédemment, en modifiant l’article 76-1 de la loi du 26 janvier 1984, tout en abrogeant cet article à la date du 1er janvier 2015). A noter que les collectivités et établissements pouvaient adopter un système mixte : l’expérimentation pour certains cadres d’emplois ou filières, la poursuite de la notation pour les autres.

Dans les deux cas, ces collectivités et établissement doivent adopter de nouvelles dispositions issues du décret du 16 décembre 2014 précité.

1 La notation

1.1 Les agents concernés

La notation, telle que fixée par les dispositions du décret n° 86-473 du 14 mai 1986, concernait tous les agents en position d’activité, de détachement ou mis à disposition ainsi que les agents non titulaires de droit public hormis ceux occupant des emplois de direction et des emplois de cabinet. Elle conditionnait l’évolution de leur carrière. En étaient exclus les agents en position hors cadre, en disponibilité ou en congé parental. Ainsi, que quelle que soit leur position: les médecins, les biologistes et les psychologues.

En ce qui concerne les stagiaires, la cour administrative d’appel de Marseille, dans un arrêt du 6 avril 2004 (requête n° 00MA00340) a jugé que les dispositions concernant la notation des fonctionnaires n’étaient pas incompatibles avec la situation des stagiaires et leur étaient donc applicables, alors que la circulaire du 2 décembre 1992 (NOR : INTB9200314C) relative aux dispositions communes applicables aux fonctionnaires stagiaires stipulait qu’elles ne leur étaient pas applicables. Une réponse ministérielle précise que « sous réserve de décisions des juridictions administratives qui viendraient remettre en cause le caractère facultatif de la notation des stagiaires, celle-ci ne constitue aucunement une obligation. Lorsqu’elle est effectuée, elle est dépourvue de lien avec la notation qui accompagne le déroulement de la carrière des fonctionnaires titulaires » (Réponse à la question écrite n° 543, publiée au JO Sénat du 18 octobre 2007).

1.2 La procédure de notation

La procédure de notation était fixée par les dispositions du décret n° 86-473 du 14 mai 1986. Elle était établie chaque année au cours du dernier trimestre. Elle repose sur une fiche individuelle de notation qui devait comporter les éléments suivants :

- une appréciation d’ordre général exprimant la valeur professionnelle de l’agent et indiquant, le cas échéant, les aptitudes de l’intéressé à exercer d’autres fonctions dans le même grade ou dans un grade supérieur ;

  • une note chiffrée allant de 0 à 20 ;
  • les observations de l’autorité territoriale sur les vœux exprimés par l’intéressé.

La notation conditionnait l’évolution de leur carrière (pour les fonctionnaires). Elle influait sur l’avancement d’échelon, permettait d’évaluer l’aptitude de l’agent à bénéficier d’un avancement de grade, d’une promotion interne, ou d’un changement d’affectation au vu des vœux qu’il a formulés ; elle était également l’occasion pour l’agent de s’exprimer sur son travail quotidien, sur les difficultés qu’il pouvait rencontrer, de faire connaître ses souhaits. La notation était obligatoire. Le pouvoir de notation était exercé par l’autorité territoriale au vu des propositions du secrétaire général ou du directeur des services, ces derniers pouvant recueillir l’avis du chef ou du responsable de service sous les ordres duquel l’intéressé travaillait.

La fiche individuelle doit être communiquée à l’agent qui atteste en avoir pris connaissance et à la commission administrative paritaire (CAP) compétente. En effet, la commission peut proposer la révision de la fiche à la demande des agents. La communication de la fiche de notation doit intervenir trois semaines au moins avant la réunion de la CAP compétente ; l’agent peut demander la révision de l’appréciation et de la note à l’autorité territoriale, mais il doit faire parvenir cette demande huit jours au moins avant la réunion de la CAP. Cette procédure est susceptible d’être en cours en début d’année 2015, pour les collectivités et établissement n’ayant pas procédé à l’expérimentation avant le 1er janvier 2015.

L’agent prend connaissance de sa note chiffrée, de l’appréciation générale et des observations faites sur ses vœux. Puis il date et signe sa fiche, sauf demande de révision.

La fiche individuelle de notation doit figurer au dossier du fonctionnaire et une copie doit en être communiquée au centre de gestion compétent.

1.3 Les critères de notation

L’autorité territoriale pouvait établir une grille détaillant les critères fixés. Le décret n° 87-1107 du 30 décembre 1987 portant organisation des carrières des fonctionnaires territoriaux de catégorie C a fixé, pour ces agents, les critères d’appréciation, devant être pris en compte. Il s’agit des éléments suivants :

  • connaissances professionnelles ;
  •  initiative, exécution, rapidité, finition ;
  • sens du travail en commun et relations avec le public ;
  • ponctualité et assiduité.

Pour les agents relevant des catégories A et B, les critères d’appréciation sont fixés par chaque statut particulier ; les critères mentionnés dans la plupart des statuts sont les suivants :

  • aptitudes générales ;
  • efficacité ;
  • qualités d’encadrement ;
  • sens des relations humaines.

Cependant, quelques statuts particuliers avaient adapté les critères de notation aux particularités de certains emplois (directeurs de police, directeurs d’établissement d’enseignement artistique etc.).

2 L’entretien professionnel : de l’expérimentation à l’extension généralisée

Instauré à titre expérimental par les dispositions de la loi n° 2009-972 du 3 août 2009 (qui créent l’article 76-1 dans la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984, précitée) au titre des années 2010, 2011 et 2012 [étendu aux années 2013 et 2014, par la « loi Maptam », précitée] l’entretien professionnel est pérennisé en lieu et place de la notation à compter de l’année 2015.

Le décret d’application n° 2010-716 du 29 juin 2010 ainsi qu’une circulaire du 6 août 2010 (n° NOR : IOCB1021299C) ont fixé les principes directeurs sur lesquels repose l’entretien professionnel.

2.1 Les personnels concernés

L’expérimentation était rendue applicable par délibération. La participation des collectivités à ce dispositif était facultative. Cette expérimentation pouvait ne concerner qu’un cadre d’emplois, qu’une filière ou qu’un seul niveau hiérarchique. Les fonctionnaires soumis à cette expérimentation n’étaient plus soumis au système de notation. Etaient exclus de l’expérimentation :

  • les fonctionnaires stagiaires ;
  • les agents non titulaires ;
  • et les cadres d’emplois dont les statuts particuliers ne prévoient pas de système de notation (médecins, psychologues, biologistes).

Depuis l’entrée en vigueur des dispositions du décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 relatif à l’appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux, aucune délibération n’est nécessaire, celles prises au titre de l’expérimentation sont caduques. Ces nouvelles dispositions sont donc obligatoirement applicables depuis le 1er janvier 2015, puisque ce décret fixe les modalités de la mise en œuvre, à titre pérenne, de l’entretien professionnel dans la fonction publique territoriale.

Nouveau champ d’application depuis le 1er janvier 2015 :

  • le champ d’application porte sur « tous les cadres d’emplois de la fonction publique territoriale dotés d’un statut particulier ». Cette formulation très générale englobe les médecins, les biologistes ainsi que les psychologues qui n’étaient pas concernés par la notation, ni par l’expérimentation de l’entretien professionnel ;
  • s’agissant des agents contractuels, des dispositions similaires à celles relatives à l’entretien professionnel des fonctionnaires devraient être prochainement introduites dans le décret n° 88-145 du 15 février 1988, relatif aux agents non titulaires de la fonction publique territoriale. A titre de comparaison, cette transposition est déjà intervenue pour les agents contractuels de l’État (voir l’article 3 du décret n° 2014-364 du 21 mars 2014).

2.2 Le calendrier

La campagne d’évaluation doit débuter de façon à rester compatible avec les dates prévisibles des commissions administratives paritaires (CAP) au cours desquelles les éventuelles révisions de notations des personnels non évalués seront examinées

2.3 La conduite de l’entretien professionnel

La circulaire du 6 août 2010 précisait que l’entretien professionnel devait être conduit annuellement par le supérieur hiérarchique direct. La notion de « supérieur hiérarchique direct » est fonctionnelle et indépendante de l’appartenance à un cadre d’emplois ou à un grade. Il est celui qui organise et contrôle le travail de l’agent.

Les dispositions de l’article 6 du décret du 16 décembre 2014 prévoient que fonctionnaire est convoqué par son supérieur hiérarchique direct au moins huit jours avant la date. La convocation est accompagnée de sa fiche de poste et d’un exemplaire de la fiche d’entretien.

2.4 Le contenu de l’entretien

Les dispositions du décret n° 2010-716 du 29 juin 2010 prévoyaient que l’entretien professionnel devait porter sur :

  •  les résultats professionnels obtenus par le fonctionnaire eu égard aux objectifs qui lui ont été assignés et aux conditions d'organisation et de fonctionnement du service dont il relève ;

la détermination des objectifs assignés au fonctionnaire pour l'année à venir et les perspectives d'amélioration de ses résultats professionnels, compte tenu, le cas échéant, des évolutions prévisibles en matière d'organisation et de fonctionnement du service ;

  • la manière de servir du fonctionnaire ;
  • les acquis de son expérience professionnelle ;
  • le cas échéant, ses capacités d'encadrement ;
  • les besoins de formation du fonctionnaire eu égard, notamment, aux missions qui lui sont imparties, aux compétences qu'il doit acquérir et aux formations dont il a bénéficié ;
  • les perspectives d'évolution professionnelle du fonctionnaire en termes de carrière et de mobilité.

Dorénavant, en application des dispositions de l’article 3 du décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014, l’entretien porte principalement sur les points suivants :
- les résultats professionnels, eu égard aux objectifs qui ont été assignés et aux conditions d'organisation et de fonctionnement du service ;
- les objectifs assignés pour l'année à venir et les perspectives d'amélioration des résultats professionnels, compte tenu, le cas échéant, des évolutions prévisibles en matière d'organisation et de fonctionnement du service ;
- la manière de servir ;
- les acquis de l’expérience professionnelle ;
- le cas échéant, les capacités d'encadrement ;
- les besoins de formation du fonctionnaire eu égard, notamment, à ses missions, aux compétences qu'il doit acquérir et à son projet professionnel ainsi que l’accomplissement des formations obligatoires ;
- les perspectives d'évolution professionnelle en termes de carrière et de mobilité.

Au cours de cet entretien, l’agent est invité à formuler ses observations et propositions sur l’évolution du poste et le fonctionnement du service.

Les critères à partir desquels la valeur professionnelle du fonctionnaire était appréciée, au terme de cet entretien, étaient fonction de la nature des tâches qui lui sont confiées et du niveau de responsabilité assumé. Ces critères, fixés après avis du comité technique paritaire, portaient notamment sur :

  •  l'efficacité dans l'emploi et la réalisation des objectifs ;
  •  les compétences professionnelles et techniques ;
  •  les qualités relationnelles ;
  •  la capacité d'encadrement ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d'un niveau supérieur.

En application des dispositions de l’article 4 du décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014, la valeur professionnelle de l’agent est appréciée sur la base de critères (fixés après avis du comité technique) qui sont en fonction de la nature des tâches et du niveau de responsabilité :
- les résultats professionnels obtenus par l’agent et la réalisation des objectifs ;
- les compétences professionnelles et techniques ;
- les qualités relationnelles ;
- la capacité d'encadrement ou d’expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d'un niveau supérieur.

2.5 Les suites des entretiens

Le compte rendu rédigé par le supérieur hiérarchique doit être soumis à l’autorité territoriale qui peut le compléter de ses observations. Dans un délai de 10 jours suivant la date de l’entretien professionnel, le compte rendu de cet entretien est notifié au fonctionnaire évalué qui a, lui-même dix jours pour le retourner signé à son supérieur hiérarchique. La signature de l’agent atteste uniquement qu’il en a pris connaissance et ne présume pas de son accord. Elle ne fait pas non plus obstacle à ce que l’agent formule une demande de révision ou exerce les voies de recours habituelles. Le compte rendu est inséré dans le dossier individuel du fonctionnaire. Si la collectivité est affiliée à un centre de gestion, elle doit lui en communiquer une copie dans les délais compatibles avec l’organisation des CAP.

Désormais : en application des dispositions des articles 2, 5 et 6 du décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 : l’entretien fait l’objet d’un compte-rendu, établi et signé par le supérieur hiérarchique direct ; il comporte une appréciation générale littérale sur la valeur professionnelle du fonctionnaire.

Il est notifié dans un délai maximum de quinze jours au fonctionnaire, qui peut le compléter par ses observations sur la conduite de l’entretien ou sur les sujets abordés. Il doit le signer pour attester qu’il en a pris connaissance et le renvoyer à son supérieur hiérarchique direct. Le compte-rendu est ensuite visé par l’autorité territoriale avant d’être versé au dossier individuel et communiqué à l’agent

En cas d’affiliation à un centre de gestion, une copie en est transmise à ce dernier, dans un délai compatible avec l’organisation de la CAP.

A noter qu’en application des dispositions de l’article 76 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984, précitée, les CAP ont connaissance des comptes rendus d’entretien professionnel.

2.6 La procédure de révision

Sous l’empire des dispositions du n° 2010-716 du 29 juin 2010, dans un délai de 15 jours francs suivant la notification, le fonctionnaire évalué pouvait présenter sa demande de révision du compte rendu auprès de l’autorité territoriale (pour un compte rendu notifié le 10 janvier, la demande de révision devait ainsi être déposée au plus tard le 26 janvier à minuit). L’autorité territoriale disposait de 15 jours à compter de la date du dépôt de la demande de révision pour répondre au fonctionnaire. L’absence de réponse dans ce délai devait être considérée comme un rejet de la demande de révision. Le fonctionnaire pouvait alors décider de poursuivre la procédure en saisissant la CAP pour obtenir la modification du compte rendu. Il devait le faire dans les 15 jours suivant la réponse (explicite ou implicite) de l’autorité territoriale à sa demande. Même si la CAP estimait que la demande était justifiée, elle n’avait pas le pouvoir de réviser l’évaluation : elle ne pouvait que proposer à l’autorité territoriale de modifier le compte rendu de l’entretien professionnel. Au terme de la procédure devant la CAP, il revenait à l’autorité territoriale de communiquer au fonctionnaire évalué le compte rendu définitif de l’entretien individuel.

Remarques : cette procédure est susceptible de s’appliquer aux évaluations réalisées en 2014, sous l’empire des dispositions du décret n° 2010-716 du 29 juin 2010.

A compter des évaluations réalisées en 2015 et, en application des dispositions de l’article 7 du décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014, le fonctionnaire peut demander à l’autorité territoriale la révision du compte rendu de l’entretien. La demande doit être formulée dans un délai de 15 jours francs suivant la notification du compte rendu au fonctionnaire ; puisqu’il s’agit d’un « délai franc », il ne comprend pas le jour de la notification. L’autorité territoriale doit notifier sa réponse dans un délai de 15 jours à compter de la date de réception de la demande. Dans un délai d’un mois suivant la notification de la réponse de l’autorité territoriale, le fonctionnaire peut dans un second temps, s’il n’a pas obtenu satisfaction, demander à la CAP compétente de proposer elle-même à l’autorité territoriale la révision du compte-rendu de l’entretien. « Tous éléments utiles d’information » doivent alors être transmis à la CAP.
L’autorité territoriale examine alors cette nouvelle demande et communique au fonctionnaire, qui en accuse réception, le compte rendu définitif de l’entretien professionnel.

2.7 La prise en compte des entretiens professionnels pour l’établissement du tableau d’avancement

Cet entretien est pris en compte pour établir les tableaux d’avancement. En effet, l’article 8 du décret n° 2010-716 du 29 juin 2010 établit un lien entre l’examen de la valeur professionnelle des fonctionnaires effectué à l’occasion de l’élaboration des tableaux d’avancement et le dispositif expérimental d’évaluation annuelle compte tenu notamment :

  • des comptes rendus d'entretiens professionnels ;
  • des propositions motivées formulées par le chef de service ;
  • et, pour la période antérieure à la mise en place de l'entretien professionnel, des notations.

Les candidats dont le mérite est jugé égal sont départagés par l'ancienneté dans le grade.

Désormais l’article 8 du décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 précise les conditions dans lesquelles il est tenu compte de la valeur professionnelle pour la promotion interne et non plus seulement pour l'avancement des agents.

Ainsi, cet article dispose :
« Pour l'établissement du tableau d'avancement prévu à l'article 80 [avancement de grade] de la loi du 26 janvier 1984 susvisée et de la liste d'aptitude prévue à l'article 39 [promotion interne] de cette même loi, il est procédé à une appréciation de la valeur professionnelle du fonctionnaire, compte tenu notamment :
1° Des comptes rendus d'entretiens professionnels ;
2° Des propositions motivées formulées par le chef de service ;
3° Et, pour la période antérieure à la mise en place de l'entretien professionnel, des notations.
Les fonctionnaires sont inscrits au tableau d'avancement par ordre de mérite ou sur la liste d'aptitude. Les candidats dont le mérite est jugé égal sont départagés par l'ancienneté dans le grade ».

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Créé le 05 mai 2015
 

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