Quelles sont les étapes de la procédure écrite dématérialisée applicables aux instances du dialogue social ?
Pour la procédure écrite dématérialisée utilisable dans le cadre de consultations préalables obligatoires sur des projets de texte ou avis à recueillir, les délais prévus par les décrets régissant le fonctionnement des instances supérieures de concertation, notamment les délais de convocation, s’appliquent même s’ils doivent être parfois adaptés. Les délais supplémentaires proposés pour mettre en œuvre la procédure écrite dématérialisée constituent des recommandations. Celles-ci permettent de tenir une réunion dans des délais raisonnables.
1) Dispositions communes applicables
En application de l’article 3 du décret du 26 décembre 2014, le président informe les membres de l’instance, par voie électronique, de la tenue de la réunion, de la date et de l'heure de son début ainsi que de la date et de l'heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. La séance est ouverte par un message du président à l'ensemble des membres de l’instance, qui rappelle la date et l'heure limite pour la présentation des contributions. A tout moment, le président peut décider de prolonger la durée de la réunion. Il en informe les membres y participant (article 4 du décret du 26 décembre 2014). Les débats sont clos par un message du président, qui ne peut intervenir avant l'heure limite fixée pour la clôture de la réunion. Le président adresse immédiatement un message indiquant l'ouverture des opérations de vote, qui précise la durée pendant laquelle les membres de l’instance participants peuvent voter. Au terme du délai fixé pour l'expression des votes, le président en adresse les résultats à l'ensemble des membres de l’instance (article 5 du décret du 26 décembre 2014). Conformément à l’article R133-7 du code des relations entre le public et l’administration également pris en application de l’ordonnance du 6 novembre 2014, chaque membre peut demander que son opinion, telle qu'il l'aura exprimée par voie électronique, soit jointe au procès-verbal de la réunion organisée par cette procédure écrite.Le procès-verbal de la réunion rend compte de l'ensemble des votes exprimés et précise le sens de l'avis qui en résulte. Il comporte, en annexe, le projet soumis à l’instance ainsi que les opinions demandées par ses membres. Il est communiqué par voie électronique à l'ensemble des membres de l’instance. Seuls les tiers invités à être entendus peuvent être destinataires des messages envoyés par les membres de l’instance dans le cadre de la réunion.
2) Recommandations en matière de délais et de déroulement de la procédure pour les consultations pour avis des instances de concertation ( CT et CHSCT)
Pour les autres instances, lorsqu’un projet de texte doit être examiné ou un avis recueilli, il est recommandé que chaque administration puisse définir en amont les modalités pratiques et les délais adaptés, en prévoyant les trois mêmes séquences décrites supra pour les instances supérieures :
- recueil des positions provisoires des représentants du personnel ;
- transmission d’un tableau synthétique à l’ensemble des membres intégrant les positions de chaque organisation syndicale et de l’administration ;
- recueil définitif du vote sur le projet de texte ou de l’avis avec circulation du résultat final.
3) Spécificité relative au quorum
Pour la procédure écrite dématérialisée, il est recommandé que les organisations syndicales puissent signaler à l’administration les représentants du personnel qui seraient empêchés ou ne souhaiteraient pas participer à la procédure ,un jour au moins avant la date d’ouverture de la procédure. Les échanges et débats tenus en réunion par procédure écrite dématérialisée ne sont valables que si la moitié au moins des membres de l’instance y ont effectivement participé. A défaut, l’instance doit être reconvoquée.
4) Spécificité liée aux consultations pour avis des CAP et des instances assimilées
Pour les CAP et toute instance pour laquelle le secret du vote est une faculté, celle-ci doit être préservée. Ainsi, les modalités visant le respect de la confidentialité des échanges et du vote, si le secret du vote est demandé, doivent être fixées dès les premiers débats. Elles peuvent se traduire par tout échange d'écrits par voie électronique en ligne ou par messagerie.