• 1. Informatique documentaire
  • 1.1. Les fonctions à informatiser
  • 1.2. La démarche d’informatisation
  • 1.3. La ré-informatisation
• 2. Logiciels documentaires
  • 2.1. Choix du logiciel
  • 2.2. Administration du logiciel
    • 2.2.1. Paramétrage de la base de données
    • 2.2.2. Statuts et droits
  • 2.3. Alimentation de la base de données
• 3. Portails documentaires
• 4. Apprivoiser le web
  • 4.1. Un peu de vocabulaire
  • 4.2. Les moteurs de recherche
  • 4.3. La recherche sur le web : les spécificités de la requête
  • 4.4. Les méta-moteurs
  • 4.5. Le web invisible
• 5. Le web 2.0
  • 5.1. La syndication de contenus
  • 5.2. La curation
  • 5.3. Quelques outils du web 2.0 intéressants en documentation
  • 5.4. Quelques utilitaires
• 6. Les données et le web de données
  • 6.1. Données
  • 6.2. Données personnelles
  • 6.3. Big Data
  • 6.4. Open Data (données ouvertes)
  • 6.5. Métadonnées
  • 6.5. Web de données
• 7. Systèmes d’information de la collectivité
  • 7.1. Intranet
  • 7.2. Gestion Electronique des Documents
  • 7.3. Information géographique
  • 7.4. Réseau social d’entreprise
  • 7.5. Records Management
  • 7.6. Knowledge Management

1. Informatique documentaire

Que ce soit en termes de volume d’information à traiter, de rapidité d’accès et de diffusion, d’interactivité entre professionnels et usagers, de traçabilité des prestations documentaires, d’élargissement des sources, de partage des connaissances, d’utilisation des outils de recherche, de gestion des documents, de travail en réseau … l’informatisation est une caractéristique essentielle des services documentaires.

Un service de documentation peut informatiser tout ou partie de ses processus. On peut concevoir de construire brique par brique l’automatisation de telle ou telle fonction à partir d’outils informatiques et logiciels différents. C’est le choix que peut faire un service de documentation de petite taille ou doté de peu de moyens financiers.

Mais si l’on veut un maximum de cohérence dans les opérations et d’efficacité dans les résultats, il faut concevoir un système documentaire élaboré et intégré qui peut présenter une certaine complexité de mise en œuvre.

1.1. Les fonctions à informatiser

Elles sont diverses. On peut informatiser l’enregistrement manuel des documents pour en faire une base de données. Mais on peut également informatiser l’ensemble des services qui sont liés à cette base de données documentaire. Parmi les principaux services à informatiser, citons :

• Les catalogues
• Les recherches
• Les prêts
• Les diffusions
• Les profils utilisateurs
• Les acquisitions
• La veille

1.2. La démarche d’informatisation

Le pilotage du projet doit être rigoureux et collaboratif. Le projet se découpe en phases dont les principales sont :

• Détermination des acteurs du projet et de son (ou ses) pilote(s)
• Analyse de l’existant
• Etude de besoins, analyse des risques et choix des priorités
• Élaboration du cahier des charges
• Tests sur les offres du marché et choix d’une solution
• Élaboration du calendrier de mise en œuvre
• Formation des personnels
• Mise en place et déploiement

1.3. La ré-informatisation

En raison de l’évolution des techniques, de l’évolution des besoins et de l’obsolescence de certains logiciels, il est souvent nécessaire de ré-informatiser son service documentaire au bout d’un certain nombre d’années.

La ré-informatisation apporte de nouvelles fonctionnalités, certes, mais ce peut être une opération lourde, en particulier en termes de migration des données, c’est-à-dire de transfert des données de l’ancienne base de données dans la nouvelle.

2. Logiciels documentaires

2.1. Choix du logiciel

Le logiciel documentaire est l’outil essentiel pour conserver en mémoire les documents décrits et permettre de les retrouver. La brique principale consiste en une base de données documentaire sur laquelle viennent s’appuyer des modules complémentaires : bibliothéconomie (enregistrement des lecteurs, prêts et réservations de documents), gestion financière des achats, gestion des abonnements et bulletinage des périodiques, administration (paramétrage, gestion des droits, statistiques) …

On parle alors de Système Intégré de Gestion de Bibliothèque (SIGB).

Pour choisir un logiciel documentaire, il faudra tenir compte d’un certain nombre de facteurs propres à la collectivité (cf. supra la démarche d’informatisation). Il faudra ensuite se pencher sur le marché des logiciels documentaires, sachant qu’il existe une gamme de logiciels métier, dont certains sont des « logiciels propriétaires » et d’autres des « logiciels libres ».

• La notion de logiciel propriétaire signifie que la société est propriétaire du code source. Le logiciel ne peut être copié ni modifié. On achète une licence d’utilisation. L’investissement est important au départ mais comprend un ensemble de services effectués par la société (paramétrage du logiciel selon les indications du cahier des charges).
• Des logiciels documentaires libres ont été développés plus récemment à partir du mouvement du logiciel libre. Le code source est ouvert et chaque membre de la communauté des utilisateurs peut enrichir les fonctionnalités du logiciel qui sont ensuite partagées. Le logiciel libre présente un intérêt économique évident au départ puisqu’il ne présente pas de coût d’acquisition. Toutefois il implique d’avoir au sein de la collectivité des développeurs informatiques aptes à paramétrer l’outil et éventuellement à le développer.

Des critères de choix, outre les critères financiers, sont particulièrement importants à prendre en compte : la convivialité du système (facilité d’appropriation et d’usage), l’homogénéité du système (logique interne des différentes « briques »), l’intégration dans le système d’information de la collectivité.

2.2. Administration du logiciel

Avec une vision un peu schématique, on pourrait dire que l’administration du logiciel est partagée entre informaticiens et documentalistes, le service informatique gérant l’intégration du logiciel dans le système d’information de la collectivité, le service de documentation gérant l’administration des données.

En réalité, la répartition des fonctions d’administration dépend des compétences, des situations particulières et des choix des collectivités.

2.2.1. Paramétrage de la base de données

Le paramétrage consiste à définir et construire informatiquement les caractéristiques de la base de données :

• Nombre et structure des champs
• Longueur des champs (nombre moyen et maximum de caractères dans chaque champ)
• Typologie des champs (numérique, alphanumérique, champ date)
• Caractère obligatoire ou non de la saisie dans un champ

Des listes d’autorité peuvent être associées à certains champs, pour faciliter la normalisation de la saisie des informations. Il existe des listes d’autorité fermées (thésaurus, thème/sous-thème, nature du document, public concerné …) et des listes ouvertes (auteur, collectivité auteur …)

La construction de l’interface utilisateur prévoit en général une interface selon les droits accordés. Ne seront rendus visibles que les champs sur lesquels l’utilisateur aura à intervenir : interface administrateur, interface de saisie, interface de consultation, interface d’affichage des résultats.

2.2.2. Statuts et droits

Les interventions possibles sur le logiciel sont fonction du statut de l’utilisateur et des droits qui lui sont affectés :

• Statut administrateur : possibilité d’intervenir sur la structure de la base de données et les droits des utilisateurs
• Statut utilisateur : possibilité d’intervenir sur le contenu de la base de données (saisie, modification, élimination)
• Statut lecteur : possibilité limitée à la consultation de la base de données et à la recherche

2.3. Alimentation de la base de données

Chaque document sélectionné (texte de loi ou de jurisprudence, ouvrage, article de périodique, document audiovisuel, document pédagogique, littérature grise, …) fait l’objet d’une « notice bibliographique » (ou notice descriptive), c’est-à-dire qu’il est enregistré et indexé dans la base de données documentaires. (cf. fiche 6). Le documentaliste doit respecter les règles d’écriture instaurées sur chaque champ de saisie, telles qu’elles ont été décidées lors du paramétrage de l’outil.

Pour enregistrer les notices dans la base de données, le documentaliste a à sa disposition une « grille de saisie » structurée en champs.

A la notice descriptive peut être relié le texte intégral du document décrit. Si le logiciel offre la possibilité d’effectuer des recherches sur le texte intégral, cela élargit alors les résultats de recherche.

Les documents en texte intégral sont de deux types :

• Documents numérisés (textes officiels, articles libres de droit ou dont on possède les droits de diffusion)
• Documents liés (adresse url)

Les documents numérisés sont stockés sur un serveur dédié, en général mis à disposition par le service informatique.

3. Portails documentaires

Le portail, documentaire est le point d'accès des utilisateurs aux ressources du centre de documentation. Il utilise les données fournis par le SIGB.

Il a une vocation multiple :

• Etre un espace de présentation et de communication des activités et prestations du service
• Donner accès à des ressources documentaires en ligne ou à leur signalement
• Signaler des informations d’actualité
• Proposer des services en ligne comme les alertes sur profil. Pour cela on crée des « profils publics » thématiques auxquels les utilisateurs peuvent s’abonner
• Faire connaître la disponibilité des documents et effectuer des réservations en ligne …
• Diffuser des produits documentaires en ligne : blogs, newsletters, panoramas de presse électroniques …
• Permettre la recherche dans la base de données et la sauvegarde des recherches

Avec les logiciels récents, les utilisateurs du portail documentaire peuvent se créer un compte personnel à partir de profils prédéfinis ou définis par eux-mêmes avec l’aide du documentaliste. Ceci leur permet de visualiser d’emblée les informations qui correspondent à leur besoin spécifique.

On voit dans les schémas ci-dessus que le portail permet de mettre en valeur les ressources et produits documentaires. Pour une appropriation optimale du portail par les membres de la collectivité, des notions d’ergonomie du web d’écriture pour le web sont à acquérir. En effet la lecture d’une page web ne correspond pas à la lecture du document papier. Il faut savoir guider l’utilisateur dans sa navigation et le retenir.

« Editorialiser » pour le web, c’est rédiger ou modifier un article, l’illustrer, le mettre en forme, en tenant compte des spécificités de la lecture sur le web (lecture par rebonds, rapidité d’appropriation de l’information …)

4. Apprivoiser le web

4.1. Un peu de vocabulaire

• Balises (ou Tags) : ce sont des marques qui encadrent, dans un document HTML ou XML, un élément de contenu et permettent de localiser cet élément dans la structure hiérarchique d'un document. Placé entre la balise d'entrée <tag> et la balise de sortie </tag>, chaque élément du texte est ainsi accompagné d’une information portant ou sur son statut, ou sur la forme qu’il doit prendre, ce qui lui permet d’être reconnu et traité par le logiciel qui analyse le document.
• Gestion de contenu : un outil de gestion de contenu (en anglais Content Management System ou CMS), est une famille de logiciels destinés à la conception et à la mise à jour dynamique de sites Web. Ils permettent de travailler à plusieurs sur un site, offrent une interface d'administration (back-office) permettant à un administrateur de site de créer ou organiser les rubriques, de gérer les droits des utilisateurs.
• Hébergeur web : un hébergeur web est un organisme qui met à la disposition des internautes des sites Internet conçus et gérés par des tiers. Il assure (à titre gratuit ou onéreux) le stockage d'images, d'écrits, de sons ou de messages, pour le mettre à disposition du public. Si l'hébergeur n'est pas soumis à une obligation générale de surveillance des contenus qu'il héberge, il doit en revanche supprimer un contenu illicite dès qu'il en a connaissance.
• HTML : langage de description des documents créé pour la publication de pages sur le Web, reliées entre elles par des liens hypertexte. Il est une application du langage SGML, et se limite à un balisage de présentation du document. Il ne contient pas de balises pour interpréter le contenu, contrairement à XML.
• Lien hypertexte : un lien hypertexte (ou hyperlien) est un système permettant de passer automatiquement d'un document consulté à un document lié. Par un clic, on atteint un autre endroit de la page ou une autre page (lien interne) ou un autre site (lien externe). La présence d’un lien hypertexte est signalée visuellement par une « ancre », qui peut être une partie de phrase, un mot souligné, une image, une icône.
• URL : adresse électronique qui permet de localiser un site ou un document sur Internet, et qui indique la méthode pour y accéder, le chemin d'accès et le nom du fichier

4.2. Les moteurs de recherche

Un moteur de recherche fonctionne grâce à un grand nombre de serveurs (appelés robots ou crawlers) chargés de parcourir les liens des millions de pages Web. Ces robots indexent les contenus du web afin de permettre leur interrogation. Les réponses sont classées dans un ordre de pertinence, selon des critères propres au moteur de recherche, tels que le pourcentage de mots correspondant à la recherche, le nombre de liens pointant vers chaque page, le nombre d'occurrences (présence) de chacun des mots clés dans la page …

Les documentalistes ont intérêt à connaître et à explorer plusieurs moteurs ainsi que les modes de formulation des requêtes. C’est ce qui fait la différence, bien souvent, entre des recherches aux résultats médiocres où l’on a perdu du temps, et des résultats pertinents et plus complets, obtenus en combinant des modes de recherche et des moteurs complémentaires.

• Google est à peu près inévitable et son utilisation basique est généralisée. Il repose sur un modèle économique de traçabilité des données et est peu respectueux du droit à l’oubli. Il ne faut dont pas se contenter de Google : interprétation des questions, personnalisation des résultats peuvent indiquer de fausses pistes. Tout en l’utilisant, il faut vérifier l’interprétation de la question et si besoin, réajuster sa requête.
• Google Scholar permet d'effectuer des recherches sur des articles scientifiques, des thèses de type universitaire, citations ou encore des livres scientifiques.
• Bing est le moteur de recherche de Microsoft. Il propose de bonnes fonctionnalités de recherche. Cependant son modèle de traçage publicitaire lui enlève tout intérêt concernant la protection de la vie privée.
• Duckduckgo n'enregistre pas les recherches, ni les adresses IP et ne trace pas la navigation à l'aide de cookies. Une fois pris en main, il est très pratique et donne de bons résultats.
• Qwant : les résultats de ce moteur de recherche français sont organisés par catégories (web, actualité, réseau social, images, vidéos) et présentés en colonnes.

4.3. La recherche sur le web : les spécificités de la requête

La recherche sur le web a une syntaxe particulière. Les opérateurs mathématiques sont souvent utilisés au lieu des opérateurs booléens.

Il est préférable d’écrire les mots-clés en minuscule et de faire attention aux accents. Les expressions doivent généralement être indiquées entre guillemets. Exemple : « collectivité locale ». La troncature avec l’astérisque « * » est fréquemment utilisée.

Pour être sûr des syntaxes de rédaction des requêtes, il faut se référer aux aides des moteurs de recherche.

Le documentaliste doit connaître les fonctions avancées des moteurs. Parmi les principales :

4.4. Les méta-moteurs

Un méta-moteur est un moteur de recherche qui répond à des requêtes en interrogeant simultanément plusieurs autres moteurs et en agrégeant les résultats obtenus.

L’affichage des résultats renseigne, résultat par résultat, sur le moteur interrogé. Les résultats sont « dédoublonnés » sur les pages de réponse à la requête. C’est-à-dire que si un même résultat est proposé par plusieurs moteurs, il n’apparaîtra qu’une fois.

Une vigilance est de mise de la part des documentalistes, sur la qualité et la quantité de réponses fournies. Comme pour tout type de recherche, le croisement et la vérification des résultats sont une exigence.

4.5. Le web invisible

Le "web invisible" (deep web, hidden web) désigne la partie du web non accessible aux moteurs de recherche classiques. Le web invisible comprend des bases, banques de données et bibliothèques en ligne gratuites ou payantes...

Des moteurs spécialisés, la plupart anglophones, vont permettre de faire des recherches sur le web invisible

5. Le web 2.0

Le Web 2.0 est l'évolution du Web vers l'interactivité à travers une complexification interne de la technologie mais qui s’assortit d’une plus grande simplicité d'utilisation, les connaissances techniques et informatiques n'étant pas indispensables pour les utilisateurs.

Pour reprendre la définition donnée par Tim O’Reilly, (2005), « Le web 2.0 repose sur un ensemble de modèles de conception : des systèmes architecturaux plus intelligents qui permettent aux gens de les utiliser, des modèles d’affaires légers qui rendent possible la syndication et la coopération des données et des services. Le web 2.0 c’est le moment où les gens réalisent que ce n’est pas le logiciel qui fait le web, mais les services ».

Le web 2.0 est à l’origine du déploiement des réseaux sociaux. La dimension massive de l'usage de ces technologies sociales est indiscutable. Ecrire, commenter, copier-coller, mixer, publier, partager ou échanger des photos, vidéos, liens et tag ont envahi la sphère privée tout comme la sphère professionnelle.

Les concepts, technologies et outils du web social sont devenus des alliés de la fonction documentaire en permettant un usage renouvelé et une dissémination accrue et interactive de l'information. Nous en explorerons quelques aspects avec la syndication de contenus et la curation.

5.1. La syndication de contenus

La syndication de contenu est un procédé consistant à rendre disponible une partie du contenu d'un site web afin qu'elle soit utilisée par d'autres sites. Le contenu d’un site web est alors diffusé dynamiquement sur d’autres sites. Le format RSS (realy simple syndication) est un format de description des données qui facilite la diffusion automatisée des contenus à travers la syndication.

Les flux RSS sont envoyés par les sites pour une mise en ligne rapide des nouveautés. Le format est composé d’un titre, du nom de l’auteur et d’un lien URL pour aller vers l’information. On peut s’y connecter sans aller sur les sites et les centraliser sur sa page. Les abonnements sont anonymes, on ne reçoit pas de spams.

5.2. La curation

La curation est une pratique rendue réalisable grâce à des « outils de curation ». Cela consiste à parcourir le Web sur une requête ou une thématique spécifique, à identifier les contenus les plus pertinents, les trier, les réunir, les organiser, les classer, les mettre en page dans la même interface, avant de les partager. Des présentations et commentaires peuvent y être ajoutés. On peut réunir sous le même en-tête du contenu textuel, image, vidéo, graphique, pdf … actualisé

Si des outils permettent de faire de la curation de contenu de manière automatisée, à partir de requêtes de recherche et de filtres prédéfinis personnalisables, seul le filtrage humain permet d’apporter de la qualité à la curation à travers un travail d’éditorialisation.

En l’absence de traitement et de valorisation des contenus, la curation peut présenter une dérive en facilitant l’appropriation de contenus créés par d’autres.

5.3. Quelques outils du web 2.0 intéressants en documentation

Il existe de nombreux outils de veille, de partage, de curation. Une veille sur ces outils est indispensable car :

• Ils n’ont pas une durée de vie assurée et il faut en changer parfois
• Ils sont nombreux et ont chacun ses avantages et inconvénients. Il faut alors trancher et choisir pour ne pas se disperser

Les outils du web 2.0 sont caractérisés par leur côté collaboratif (partage et enrichissement des contenus) et nomade (utilisables sur smartphone ou tablette).

Quelques outils sont présentés ci-dessous. Ils présentent une facilité d’appropriation et un caractère gratuit qui peuvent intéresser les documentalistes qui ne veulent pas se lancer dans des applications complexes. Ils permettent de travailler à plusieurs. Bien sûr on pourra recourir à des versions payantes « premium » plus élaborées et professionnelles, selon les besoins et les budgets.

• DIIGO : permet un travail collaboratif (constitution de groupes) ; permet de sauvegarder et de classer ; permet d’indexer (tagger) par mots clés, commenter, surligner ; permet de partager du contenu
• NETVIBES : appelé aussi « bureau virtuel » ; fonctionne à partir d’onglets ; agrège les contenus ; permet de diffuser des contenus multimédia
• SCOOP.IT : permet d’agréger des contenus et de partager la veille sous forme d’un journal d’actualité. Il ne présente pas en revanche de possibilité d’organiser les contenus.
• PEARLTREES : organise les contenus en collections et sous-collections. Une grande finesse d’arborescence est ainsi rendue possible ; il met en relation les personnes travaillant sur les mêmes centres d’intérêt et suggère de nouvelles ressources sur les collections créées.
• FEEDLY ; IFTTT sont des outils plus récents très populaires.
• OVERBLOG, DOTCLEAR, WORDPRESS sont des « moteurs de blog », logiciels qui permettent de réaliser des sites Web basés sur le principe du blog.

5.4. Quelques utilitaires

Parmi les utilitaires, il est intéressant de connaître quelques logiciels qui aident à gérer les informations obtenues sur le web, en accomplissant une tâche ou un groupe de tâches particulières. Pour exemples :

• POCKET : pour consulter ses résultats de requête hors connexion
• PRINTFRIENDLY : pour transformer une page web en PDF
• PDFMERGE : pour réunir en un seul plusieurs fichiers PDF

6. Les données et le web de données

6.1. Données

Le sens premier du mot « données » est l’ensemble de valeurs mesurables en fonction d'un étalon de référence.

En informatique, les données sont des informations (créées par l’utilisateur ou par le programme), codées pour être traitées par l’ordinateur. Les données peuvent être textuelles (chaîne de caractères), numériques, images, sons …

6.2. Données personnelles

Les données personnelles sont les données permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.

La protection des données personnelles est un droit. Des règles communes pour l'UE ont été mises en place afin de garantir un niveau élevé de protection des citoyens dans tous les pays de l'UE.

En France, selon la loi Informatique, fichiers et libertés de 1978, les données personnelles ne peuvent être collectées, traitées et conservées que si l’organisme ou l’entreprise qui souhaitent constituer un recensement de ces données ont effectué, au préalable, une déclaration à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).

6.3. Big Data

On appelle big data l’expansion constante sur le web du volume des données aussi bien structurées que non structurées, se trouvant sur des terminaux variés (PC, smartphones, tablettes, objets communicants...), produites ou non en temps réel depuis n'importe quelle zone géographique dans le monde. La volumétrie et l’hétérogénéité de ces données nécessitent des technologies de stockage spécifiques telles que le « cloud computing » (informatique dans les nuages), les super calculateurs hybrides …

6.4. Open Data (données ouvertes)

Le mouvement de l’« Open Data » (ou « données ouvertes ») est une démarche de publication de données numériques en ligne selon une série de dix critères garantissant leur libre accès et réutilisation par tous. Ainsi, une donnée brute est dite ouverte si elle est publiée de manière: Complète, Primaire, Opportune, Accessible, Exploitable, Non-Discriminatoire, Non-Propriétaire, Libre de droits, Permanente, et Gratuite. Cette démarche de publication concerne tous types de détenteurs de données (entreprises, associations, organismes publics) et notamment les collectivités publiques.

La toute récente loi n° 2015-1779 du 28 décembre 2015 relative à la gratuité et aux modalités de la réutilisation des informations du secteur public est une transposition de la directive 2013/37 de l’Union Européenne. Son objectif est de favoriser la réutilisation des données publiques. Elle pose le principe de gratuité de ces informations, qui s'applique à l'Etat comme aux collectivités territoriales.

6.5. Métadonnées

On peut définir les métadonnées comme un ensemble structuré de données créées pour fournir des informations sur des ressources électroniques (des données sur les données). Elles sont contenues dans le document numérique lui-même et exprimées dans le même format de codage que celui du document. Ce sont en quelque sorte des « marqueurs » du document. Les métadonnées peuvent remplir différentes fonctions :

• Gestion des ressources décrites (suivi du cycle de vie : création, modification, archivage)
• informations sur le contenu de la ressource pour en faciliter la recherche, la localisation, l'accès
• Suivi de l'utilisation et du respect des droits et conditions d'utilisation associés à la ressource.

Les métadonnées peuvent être écrites selon plusieurs standards : RDF (Resource description framework) ; TEI (Text encoding initiative) ; DTD EAD (Encoding archival description) : système de codage des données d’archives ; balises " meta " HTML ; Dublin Core.

Le Dublin Core est un format descriptif créé en 1995 à Dublin (Ohio). L'objectif est de fournir un socle commun d'éléments descriptifs pour améliorer le signalement et la recherche de ressources au-delà des nombreux formats descriptifs propres à chaque spécialité. 15 éléments portent sur la description du contenu (Title, Subject, Description, Source, Language, Relation, Coverage ; de la propriété intellectuelle (Creator, Contributor, Publisher, Rights) ; de l'instanciation (Date, Type, Format, Identifier).

6.5. Web de données

Le terme de web de données ou web sémantique (Linked Data en anglais) a été proposé par Tim Berners Lee en 2001. Il s’agit d’un ensemble de standards et de technologies développé par le W3C (l'un des principaux organismes de normalisation du web) visant à faciliter l'exploitation des données structurées, notamment en permettant de sortir les données des silos fermés que constituent les bases de données en ligne et de favoriser leur interprétation par des machines.

Le web de données consiste à exposer ces données structurées sur le web et les relier entre elles. Cette technologie présente les caractéristiques suivantes :

• Visibilité accrue des données sur le web, leur référencement et leur réutilisation en facilitant aux moteurs de recherche et aux internautes l’accès à ces données ;
• Interopérabilité, en permettant la fédération de silos de données de nature, de provenance et de structure différentes ;
• Fiabilité, en traçant l’origine de la ressource, grâce aux identifiants web URI
• Souplesse de réutilisation par des tiers, en permettant de récupérer et de retraiter l’ensemble de données nécessaires, de les croiser avec des jeux de données extérieures ou des données locales.

7. Systèmes d’information de la collectivité

On a pris conscience depuis un certain nombre d’années qu’une organisation crée de la valeur en produisant et traitant de l'information. Cette reconnaissance de la valeur de l’information traverse bien évidemment les collectivités locales qui se tournent désormais largement vers la mise en place d’un système d'Information (SI).

La mise en place d’un système d’information permet de gérer l’ensemble des données, des applications, des outils métier …, informations disparates qui, faute d’être organisés et valorisées sont condamnées à disparaître.

Le système d’information concerne particulièrement les documentalistes qui ont une place et un rôle à jouer dans les projets collaboratifs de leur collectivité au service de l’accès à l’information.

Le Système d’Information se construit selon les besoins de chaque collectivité. Il comporte, selon les cas et les choix, d’un certain nombre d’outils qui doivent être mis en cohérence dans le Système d’Information global.

7.1. Intranet

L’intranet est un site web réservé à l’usage interne. C’est un outil de communication, un outil de travail, de transmission d‘informations.

Une grande majorité de collectivités locales ont maintenant mis en place un intranet au service de leurs agents.

L'intérêt principal d'un Intranet est de rendre accessible à tous une documentation la plus large possible et en permanence à jour et de communiquer sur les politiques de service public de la collectivité.

Chaque personne habilitée peut avoir un accès rapide et performant, depuis son poste de travail, à de nombreuses applications :

• Outils standard : services de messagerie, annuaire téléphonique
• Applications « métier »
• Applications RH
• Ressources documentaires
• Réglementation interne.

L’intranet est parfois ouvert, en partie ou totalement, aux autres administrations sur le plan local, à certains partenaires. On parle alors d’extranet.

7.2. Gestion Electronique des Documents

Les collectivités sont aujourd’hui en prise avec des difficultés de gestion de leurs propres documents, devenus très volumineux, hétérogènes, disparates. La Gestion Electronique de Documents (GED) est une solution. Il s’agit d’un système informatisé qui permet la numérisation et l’archivage des documents internes. Les enjeux de la mise en place d’une GED sont :

• De mieux stocker les documents disparates pour mieux les retrouver
• De valoriser les documents par un traitement des contenus (métadonnées, mots-clés, classifications)
• De faciliter l’accès aux documents par les membres de l’organisme
• De mettre en lien les documents (et les équipes) sur des sujets de travail en correspondance
• De « dématérialiser » pour diminuer la consommation de papier
• De gérer le « cycle de vie » du document

Les projets de GED sont menés par les équipes de direction avec un fort investissement des équipes informatiques, des documentalistes, des archivistes.

On peut employer indifféremment le terme de GED ou de GEIDE (Gestion électronique d’informations et de documents de l’entreprise).

7.3. Information géographique

Pour reprendre un constat de l’Association des Communautés Urbaines de France (2007) : « Plus de 80% des informations manipulées dans et par les collectivités peuvent être associées à des objets du territoire ».

Ce sont des informations géographiques.

Le Système d’Information Géographique (SIG) permet d’acquérir, d’organiser, de gérer, de traiter et de restituer des données géographiques sous forme de plans et cartes.

Le documentaliste est concerné par le Système d’Information Géographique de sa collectivité. Il peut agir selon plusieurs axes selon son degré d’implication dans le « projet » SIG :

• S’appuyer sur le SIG pour répondre à des questions d’utilisateurs
• Contribuer à valoriser les cartographies (par exemple par un lien dans le portail documentaire)
• Participer à la production elle-même des données géographique (description des données manipulées par le SIG …)

7.4. Réseau social d’entreprise

Pour collaborer efficacement, les boîtes mail ne suffisent plus. Quant à l’intranet, il n’est pas conçu principalement comme un outil collaboratif. C’est pourquoi un certain nombre d’entreprises ont choisi de développer un Réseau Social d’Entreprise (RSE). Les RSE peuvent se décliner en une palette d’outils favorisant la productivité et les échanges : apporter une information commune, collaborer avec des collègues, partager sa veille ou coordonner des projets en équipe.

A l’heure actuelle, les bilans sont peu positifs. Dans la plus grande partie des entreprises où il a été proposé, le RSE est en réalité pratiqué par une minorité de collaborateurs.

7.5. Records Management

La Norme ISO 15489 définit le Records Management (RM) comme le « champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents d’archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de preuve et de l’information liées à la forme des documents ».

Le RM s’appuie sur la notion de cycle de vie du document qui va de sa création à son élimination ou à son versement dans un service d'archives. Il repose aussi sur la notion de « valeur probante de l’information ». Cette fonction concerne en premier lieu les services d’archives (cf. Fiche 1.3)

7.6. Knowledge Management

L’ADBS traduit le terme de Knowledge Management (KM) par « gestion des connaissances » et en donne la définition suivante : « Ensemble (interdépendant) coordonné et intégré de méthodes, processus et outils visant à optimiser la transformation et la valorisation, par les utilisateurs au cours de leurs activités, d'informations, compétences, expertises et expériences, distribuées, organisées et capitalisées en connaissances et savoirs structurés dans des systèmes d'information, et mobilisables en temps réel. Ces dispositifs utilisent largement les technologies de l'information ».

Les démarches de KM s’appuient sur un certain nombre de besoins et de constats dans les collectivités tels que :

• Besoin d’outils pour gérer les données factuelles de base nécessaires au travail quotidien (listes de contacts, cartographie d’équipements …)
• Besoin de référentiels, d'éléments structurants, de repères
• Besoin d’émulation intellectuelle
• Besoin de synthèses des connaissances professionnelles
• Besoin d’actualisation des documents de travail
• Besoin de partage d'expériences
• Besoin de transmission de compétences

La mise en place d’une démarche de KM dans une organisation fait intervenir les compétences documentaires en pilotage de projet d’organisation et de valorisation de l’information. Dans le cas de la mise en place de ce type de projet en collectivité locale, le documentaliste devra faire valoir son expertise de gestionnaire de l’information et être force de proposition.