• 1. Méthodologie de la recherche documentaire
• 2. Etablissement d’une requête
  • 2.1. Les différents modes de recherche documentaire : recherche simple, restriction sur un champ, recherche experte
  • 2.2. Elaborer une requête : les opérateurs
    • 2.2.1. Les opérateurs booléens
    • 2.2.2. Les opérateurs de proximité
    • 2.2.3. Les opérateurs numérique
    • 2.2.4. La troncature
• 3. Evaluation des résultats
• 4. Veille : enjeux, démarche
  • 4.1. Quelques définitions
  • 4.2. Construire un plan de veille

1. Méthodologie de la recherche documentaire

La recherche documentaire est un des services personnalisés proposés par un service de documentation. Elle suppose un bon niveau d’expertise de la part des documentalistes, c’est-à-dire une certaine connaissance du domaine et des sources et une bonne maîtrise des outils de recherche.

La recherche est une activité effectuée à partir d’une demande spécifique. Les demandes des utilisateurs peuvent être formulées auprès de l’accueil du service de documentation ou par téléphone, par messagerie interne, par l’intermédiaire d’un tiers. Cela arrive souvent dans le cas des cadres et dirigeants qui font transiter leur demande par un collaborateur ou leur secrétariat. Pourtant, le contact direct et oral avec l’utilisateur est toujours préférable car il favorise l’indispensable discussion qui permettra au documentaliste de démarrer ses recherches avec un objectif précis.

Il s’agit en effet de traduire la demande en une série de questions par lesquelles seront cernés :

• Le sujet de la demande
• Les limites (temporelles, géographiques …)
• Le niveau de connaissance de l’utilisateur
• Les recherches déjà effectuées par l’utilisateur
• Le cadre dans lequel l’information cherchée sera exploitée
• Le degré d’urgence de la demande
• Le budget éventuel de la recherche
• Le mode de réponse attendu

Avant de se lancer dans une recherche, il faut prendre un peu de temps pour définir ce que l'on cherche.

Voici quelques éléments à suivre :

• Expliciter le sujet et son contexte (domaine, géographique, temporel …). Un petit pense-bête, la méthode QQOQCCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Combien ?), que l’on peut traduire par :
  • Qui ? Qui est concerné ?
  • Quoi ? Que s’agit-il de chercher ?
  • Où ? Où chercher
  • Quand ? : Quand doit-on fournir la réponse ?
  • Comment ? : Avec quels moyens, équipement, outils, moyens humains et moyens financiers, selon quelle procédure ?
  • Pourquoi ? A quel usage va servir la recherche ?
  • Combien ? Quel est le volume ou le type de réponse attendu ?
• Traduire les concepts par des mots-clés : synonymes, antonymes, acronymes, sigles...
• Choisir des sources à interroger : base de données documentaire interne, abonnements, catalogues de bibliothèques, bases de données externes, internet, archives ouvertes, actes de congrès, bases de thèses, autre centre de documentation ou réseau documentaire …
• Elaborer une stratégie de recherche et construire sa requête à l’aide d’outils linguistiques : thésaurus, opérateurs booléens, opérateurs de proximité …

2. Etablissement d’une requête

Ce chapitre aborde les différents modes de recherche documentaire. Les stratégies et techniques décrites fonctionnent en général quelle que soit la source interrogée (base de données professionnelle ou moteur de recherche internet). Pour les spécificités de la recherche sur internet, on se reportera à la fiche 9.4 consacrée au web.

2.1. Les différents modes de recherche documentaire : recherche simple, restriction sur un champ, recherche experte

Avant d’aborder la stratégie de recherche, définissons d’abord ce qu’est une recherche « simple », et une recherche « avancée, élaborée, ou experte ». En effet, les bases de données et les moteurs de recherche proposent généralement ces deux fonctions.

• Une « recherche simple » est une recherche « plein texte » dans une barre de recherche d’une base de données ou d’un moteur de recherche. La notion recherchée est simplement rédigée en langage naturel.

Exemple : « vieillissement des centrales nucléaires »

Le système va rechercher tous les mots de la recherche, quel que soit l’endroit où ils sont présents dans la base de données ou dans le site web (titre, auteur, résumé, source …), et affichera les résultats par pertinence.

On désigne par le terme de pertinence le taux de document retrouvés lors des opérations de sélection répondant à la requête du demandeur par rapport au nombre total de documents trouvés. (par opposition au bruit et au silence)

La pertinence est propre au moteur utilisé, c’est-à-dire que les résultats peuvent être affichés par ordre anté-chronologique, chronologique, présence de tous les termes, ou seulement de l’un d’entre eux.

Exemple :

Les résultats sont toujours nombreux, parfois peu pertinents. Dans l’exemple qui précède, parmi les résultats proposés, on trouvera d’abord des réponses sur le vieillissement des centrales nucléaires, mais sur le vieillissement des humains ou sur les centrales à charbon.

Il faudra dans la plupart des cas affiner sa recherche pour améliorer les résultats.

• La restriction d’un « champ »

On appelle « champ » une zone de description du document (champ auteur, champ titre, champ mots-clés, champ résumé…). La restriction sur un champ permet de préciser la recherche sur le ou les critères choisis.

La restriction sur un champ en particulier celui du titre, des mots-clés ou/et du résumé permet de limiter le bruit généré par la recherche libre. Par contre, dans le cas d’un concept rare ou d’une expression du langage courant qui ne figure pas dans un thésaurus, la recherche libre est plus appropriée.

La recherche simple peut également être guidée via un formulaire structuré dans lequel on pourra saisir des éléments de recherche dans des champs prédéfinis. Le moteur de recherche combinera les éléments de chaque champ. On se rapproche dans ce cas de figure de la recherche « experte ».

Exemple :

• La recherche experte (avancée, élaborée)

La recherche experte implique de savoir interroger des sources complexes et hétérogènes, de croiser plusieurs critères de recherche, d’utiliser des opérateurs de recherche, de choisir l’ordre d’affichage des résultats … sans utiliser les menus déroulants.

2.2. Elaborer une requête : les opérateurs

Les opérateurs de recherche sont des mots ou des symboles utilisés pour désigner un type de relation entre les termes de la requête. L’utilisation des opérateurs permet de mieux exploiter les fonctionnalités des moteurs de recherche et d’effectuer des recherches complexes. En fonction des différentes bases interrogées, la syntaxe peut varier.

2.2.1. Les opérateurs booléens

Selon les bases de données et les moteurs, les opérateurs « booléens » (ce terme vient du nom du mathématicien George Boole) adoptent la forme anglo-saxonne ou française. Ces opérateurs, utiles au quotidien, sont à connaître :

2.2.2. Les opérateurs de proximité

Les opérateurs de proximité indiquent la position réciproque des termes de la recherche dans le document.

Ils sont précieux pour préciser un contexte ou pour indiquer la présence d’une expression composée. Ils sont surtout utilisés dans la recherche en texte libre.

• On utilisera l’opérateur NEAR, placé entre deux termes de recherche pour rechercher une proximité des deux termes dans un document, sans en spécifier la distance ni l’ordre des termes.
• On utilisera l’opérateur ADJ pour rechercher deux termes adjacents dans un document.

2.2.3. Les opérateurs numérique

Les opérateurs numériques permettent des requêtes sur des nombres : dates, chiffres …

• supérieur à : > 2000
• inférieur à : < 2015
• égal : = 2015
• entre : <2000, 2015>

2.2.4. La troncature

La troncature permet d’élargir la recherche à tous les mots dont la racine est commune, ou en laissant une souplesse d’orthographe à la fin ou à l’intérieur d’un mot. Ce symbole permet de gérer les pluriels, les formes au féminin …. Il existe deux types de troncature :

• Troncature illimitée (souvent désigné par « * »)
• Troncature de quelques caractères (souvent représenté par « ? »).

3. Evaluation des résultats

Dans le cas d’une recherche simple, si la requête a été bien formulée, on peut trouver d’emblée les résultats attendus. Mais ce n’est pas toujours le cas. En particulier, dans le cas d’une recherche un peu complexe. On aborde ici les notions de « bruit » et de « silence », dont voici les définitions :

• Bruit : taux de documents parasites ne répondant pas à la question posée et sélectionnés lors de l’interrogation. Il s’agit de documents hors-sujet, trop généraux, trop pointus, trop anciens …
• Silence : Ensemble de réponses pertinentes présentes dans la base de données ou sur internet mais non retrouvées en raison d’une requête mal formulée, d’une saisie incomplète des données ou des métadonnées, ou d’une absence ou d’un mauvais référencement sur le web.

C’est pourquoi il faut évaluer les résultats avant de les transmettre à l’utilisateur et éventuellement réajuster et affiner sa recherche documentaire (en particulier en utilisant les opérateurs de recherches vus plus haut). On peut aussi transmettre ce premier résultat en reprenant le dialogue avec l’utilisateur, pour bien repréciser la question et son périmètre.

4. Veille : enjeux, démarche

La notion de veille introduit celle d’anticipation des besoins.

Une veille documentaire, organisée en direction d’un usager ou d’un ensemble d’usagers, évitera à ceux-ci de faire appel au documentaliste en urgence, auquel cas le temps de recherche de l’information pourrait être dissuasif. Avec l’instauration d’un système de veille, ils seront alertés à temps grâce à la surveillance que le service de documentation aura mise en place. Ils seront alors en possession de l’information nécessaire au moment où se révèle le besoin.

Une veille réussie présente une grande valeur ajoutée. Elle fait gagner du temps en réalisation d’études, de recherches, de gestion de l’information. Elle permet de mieux connaître l’environnement de travail, de mieux ancrer la prise de décision.

Pour l’activité des métiers de « l’infodoc », devrons-nous parler de veille documentaire, de veille informationnelle, de veille stratégique ?

4.1. Quelques définitions

• Veille informationnelle

La veille informationnelle regroupe des techniques de recherche documentaire et de traitement de l'information permettant la prise de décision, la performance et la compétitivité pour une personne ou une organisation. L'essor des technologies de l'Internet a fortement fait évoluer la veille en permettant de collecter et de traiter avec plus de facilité un grand nombre d'informations, et en utilisant des processus de signalement automatisés. La veille alimente et infléchit la réflexion stratégique.

• Veille stratégique

Développée généralement dans les grandes structures, la veille stratégique regroupe l’ensemble des veilles qui vont permettre la prise de décisions stratégiques, qu’il s’agisse d’une grande entreprise, d’un grand organisme public, ou d’une PME.

• Veille technologique

La veille technologique consiste à développer des dispositifs d’acquisition, de capitalisation et d’analyses des informations technologiques. Elle doit permettre d’anticiper et de maitriser l’évolution de l’environnement technologique afin de constituer et d’adapter au mieux une ou des innovations. La veille technologique sur les outils et technologies de l’information et de la communication est un impératif pour les documentalistes.

• Veille juridique et veille sociétale

Essentielle pour le secteur public, la veille juridique ne doit pas se limiter aux textes parus mais à toutes les étapes de leur élaboration. Elle comprend également la jurisprudence et les commentaires. De plus, le côté prospectif de la veille demande une attention aux sources qui reflètent la réflexion juridique et politique ainsi que ce qu'on appelle une "veille sociétale" sur l'état de l'opinion et des débats. On inclura donc des sources comme les blogs et des travaux de recherche publiés dans les revues scientifiques.

• Veille comparative ou benchmark

Les utilisateurs sont très demandeurs de retours d’expériences des organismes qui, sur leur périmètre ou sur un périmètre proche, travaillent sur le même matériau ou des projets comparables. Le documentaliste aura tout intérêt à développer une prestation de veille de type « benchmarking ».

Le benchmark, dans le contexte des services publics, est une démarche d’observation et d’analyse des performances atteintes et des pratiques utilisées par des institutions comparables, afin de détecter les modes de fonctionnement réutilisables.

Le benchmark peut avoir trait à l’observation des pratiques managériales, des démarches innovantes, des dispositifs de terrain. C’est un peu "une pêche aux bonnes idées", qui permet de capter des ressources d’information appréciables et capitalisables. A ce titre, les réseaux d’experts sont une ressource d’importance.

4.2. Construire un plan de veille

L’activité de veille doit être abordée de manière structurée : il faut cibler les thèmes, les domaines ou les types d'information à chercher et définir le rôle de chacun pour éviter de récolter le moins intéressant. Activité documentaire par excellence, la veille exige rigueur et méthodologie.

Les étapes de la construction d’un plan de veille sont les suivantes :

• Identifier les besoins, en formaliser les finalités
• Traduire ces besoins en mots-clés ou en équations
• Identifier et mesurer les sources et ressources adéquats (valeur de l’information)
• Collecter l’information via différents outils de veille en distinguant les outils de recherche et les outils de capitalisation
• Traiter l’information (classification, résumé …)
• Diffuser les résultats de sa veille

Pour compléter ses connaissances sur les aspects collaboratifs de la veille et les outils à maîtriser, on se reportera respectivement à la fiche 1.5 (partenariats, réseaux) et à la fiche 9.5 (technologies de l’information, les outils).