• 1. Définitions et notions de base
• 2. L’identification et la description des informations contenues dans les documents : la norme ISAD(G)
  • 2.1. Les grands principes de la norme
  • 2.2. Les éléments de description définis par ISAD(G)
• 3. L’identification et la description des producteurs d’archives : la norme ISAAR(CPF)
• 4. Les autres normes de description
• 5. Points à retenir
• Pour en savoir plus
• Références bibliographiques

La description des archives fait l’objet d’une normalisation depuis les années 1990, destinée à uniformiser les pratiques et faciliter les échanges d’informations. Les normes les plus connues et les plus utilisées en France sont les normes internationales ISAD(G) et ISAAR(CPF).

1. Définitions et notions de base

ISAD(G) est la norme générale et internationale de description archivistique (en anglais, International Standard Archival Description-General), publiée et adoptée par le Conseil International des Archives en 1994, et revue en 1999. Elle fixe des règles en matière de description archivistique afin de faciliter la reconnaissance et l’échange d’informations, au niveau mondial. Elle comporte 26 éléments de description, répartis en 7 zones d’identification. Elle insiste plus particulièrement sur la description à plusieurs niveaux.

ISAAR(CPF) est la norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles (en anglais International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families) publiée et adoptée par le Conseil International des Archives en 1996, et revue en 2004. Elle fixe des règles en matière de description d’entités associées à la production d’archives (collectivités, personnes, familles).

Conseil international des archives : Le CIA (ou ICA en anglais, International Council on Archives) est une organisation neutre non-gouvernementale qui rassemble les institutions d'archives et les professionnels à travers le monde pour défendre la gestion efficace des archives et la protection matérielle du patrimoine écrit, pour produire des normes reconnues et de bonnes pratiques et pour encourager le dialogue, les échanges et la transmission de ces connaissances au-delà des frontières nationales.

Fichier d’autorités : instrument de gestion et de normalisation contenant la liste des mots-clés ou des termes qui doivent être employés dans les opérations de description et d’indexation, les autres faisant l’objet de renvois d’équivalence.

2. L’identification et la description des informations contenues dans les documents : la norme ISAD(G)

2.1. Les grands principes de la norme

La norme définit la description à niveaux et liste 4 règles :

• Description des documents du général au particulier

Objectif : présenter le contexte et la structure hiérarchique du fonds et de ses subdivisions.

Règle : au niveau du fonds, donner les informations concernant l'ensemble du fonds. Aux niveaux suivants, donner les informations correspondant à la subdivision décrite. Présenter les descriptions obtenues selon un modèle hiérarchique, en allant du général (le fonds) au particulier.

• Informations adaptées au niveau de description

Objectif : présenter avec précision le contexte et le contenu de l'unité de description.

Règle : ne fournir que les renseignements appropriés au niveau décrit. Par exemple, ne pas donner de renseignements détaillés sur le contenu des dossiers si l'unité de description est un fonds ; ne pas faire l'histoire administrative de tout un ministère, si le producteur de l'unité de description est un service ou une direction.

• Liens entre les descriptions

Objectif : situer l'unité de description dans la hiérarchie.

Règle : relier chaque description à celle de l'unité de description immédiatement supérieure, s'il y a lieu, et identifier le niveau de description.

• Non - répétition des informations

Objectif : éviter la répétition des informations dans les descriptions archivistiques reliées hiérarchiquement.

Règle : au niveau adéquat le plus élevé, donner les informations communes aux différentes subdivisions. Ne pas répéter à un niveau inférieur l'information déjà présente au niveau supérieur.

Les documents sont décrits du général au particulier : le niveau 1 concerne la scolarité (général). Le niveau 2 concerne une des missions de la scolarité, le niveau 3, une typologie produite dans le cadre de cette mission (particulier).

Les informations sont adaptées au niveau de description : ce n’est qu’au niveau 4 que l’on détaille précisément le contenu de chaque article. Cette description est inutile plus tôt.

Un lien est établi entre les descriptions : ici, le niveau de description est précisé dans la première colonne, et chaque niveau représenté par une couleur différente. On comprend ainsi la hiérarchie entre les descriptions et le changement de niveau.

Les informations communes à différents articles ne sont pas répétées : les articles 21 à 26 sont tous des fichiers alphabétiques des élèves. Pour éviter de répéter 6 fois la typologie, l’archiviste a fait remonter cette information au niveau supérieur. La typologie « fichier alphabétique des élèves » devient un niveau de description.

2.2. Les éléments de description définis par ISAD(G)

La norme propose à l’archiviste de renseigner 26 éléments de description, répartis en 7 zones d’identification (assimilables à des rubriques), afin d’obtenir une description complète et pertinente de documents d’archives. Ces zones et éléments sont les suivants :

L’ordre des éléments dans ISAD(G) est indicatif et non prescriptif. De la même façon, aucun élément n’est obligatoire. Toutefois, six d’entre eux constituent le noyau dur de toute description et sont toujours renseignés dans un instrument de recherche : référence (cote), intitulé, dates extrêmes, niveau de description, importance matérielle, nom du producteur.

Ces différentes informations peuvent être organisées par l’archiviste comme il le souhaite, pourvu qu’elles figurent dans l’instrument de recherche : soit dans l’introduction, soit dans le corps de l’instrument de recherche (analyses).

3. L’identification et la description des producteurs d’archives : la norme ISAAR(CPF)

La compréhension de documents d’archives n’est totale que si l’on peut les replacer dans leur contexte de création. Il est donc capital d’avoir des renseignements tels que la date de création, ou l’identité du producteur. La description des producteurs d’archives a fait l’objet d’une norme internationale, ISAAR(CPF). Elle prolonge la norme ISAD(G) en s’intéressant plus particulièrement au producteur et par extension, au contexte de création. Concrètement, il s’agit pour l’archiviste, de réaliser des fiches, aussi appelées « notices d’autorités », qui décrivent les producteurs d’archives et leur histoire. Une fiche ISAAR(CPF) contient les informations suivantes :

Les fiches ISAAR(CPF) ainsi rédigées ont vocation à figurer dans l’instrument de recherche. Lorsque c’est le cas, l’élément « histoire administrative/notice biographique » d’ISAD(G) ne sera pas renseigné.

Extrait de la fiche ISAAR décrivant le Comité médical départemental, rédigée par le SIAF

(Source : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/6625)

4. Les autres normes de description

D’autres normes internationales de description ont été développées, moins utilisées par les services d’archives mais à connaître cependant, qui constituent des prolongements de la norme ISAAR(CPF) :

• La norme ISDF : il s’agit d’une norme relative à la description des fonctions exercées par les producteurs.
• La norme ISDIAH : il s’agit d’une norme relative à la description des institutions de conservation.

Il existe également une norme spécifique pour l’échange et la gestion d’informations électroniques, c’est la norme XML (créée en 1998 et mise à jour en 2004). XML est un langage informatique de balisage destiné à faciliter l’échange automatisé de contenus complexes.

5. Points à retenir

• Le but de la normalisation est d’uniformiser les pratiques des archivistes au niveau international afin de permettre le partage des informations.
• L’application d’ISAD(G) constitue le niveau minimal de normalisation.
• ISAD(G) et ISAAR(CPF) ne sont pas des normes prescriptives mais indicatives.

Pour en savoir plus

Les normes ISAD(G), ISAAR(CPF), et toutes les autres normes internationales de description sont disponibles sur le site de l’ICA http://www.ica.org/10225/normes

La norme XML est disponible en anglais sur le site http://www.w3.org/TR/REC-xml

Références bibliographiques

Chave, Isabelle (dir.). 2012. Abrégé d’archivistique, Paris : Association des archivistes français, p.189-223.