• 1. Typologie des documents
  • 1.1. Document primaire, secondaire, tertiaire
  • 1.2. Document papier, document électronique ou numérique
• 2. Sources pertinentes pour les collectivités locales
  • 2.1. Les sources internes
  • 2.2. Information locale
  • 2.3. Sources sur les collectivités locales
  • 2.4. Documents officiels et sources juridiques
  • 2.5. Autres sources thématiques
• 3. Littérature grise
• 4. Archives ouvertes, sources en Open Access
• 5. Données et information brute (cf. fiche 9.6)
• 6. Blogs et Experts

Le travail documentaire consiste pour une grande part à traiter de l’information contenue dans des documents. Pour être au clair avec ces notions, quelques définitions préalables ne sont pas inutiles :

Qu’est-ce que l’information ? C’est une notion complexe qui peut faire l’objet de plusieurs définitions :

• Action d'informer quelqu'un, un groupe, de le tenir au courant des événements
• Indication, renseignement, précision que l'on donne ou que l'on obtient sur quelqu'un ou quelque chose
• Tout événement, tout fait, tout jugement porté à la connaissance d'un public plus ou moins large, sous forme d'images, de textes, de discours, de sons
• Nouvelle communiquée par une agence de presse, un journal, la radio, la télévision.

Ces définitions, on s’en rend compte, ne sont pas entièrement satisfaisantes en documentation. Pour reprendre les propos de Didier Frochot :

« A côté de la définition objective de l'information, une autre approche, plus féconde à nos yeux, consiste à considérer que tout peut être information, mais que c'est uniquement le regard portée sur un objet qui le rend porteur d'information. Cette conception est éminemment subjective, puisque ce n'est plus l'objet en lui-même (l'article de journal visé dans la définition objective) qui est porteur, en tant qu'objet, d'information, mais c'est le regard qui est créateur d'information, ou plutôt de sens ».

L'information est immatérielle. Elle peut être consignée directement ou pas sur un support matériel qui prend alors la valeur de document. L'information toutefois est indépendante du support : elle existe indépendamment de lui. Nous reviendrons sur cette notion à propos du droit d’auteur, qui s’exerce sur le document mais pas sur l’information contenue (cf. fiche 8.4).

Pour exercer sa mission de diffusion d’information auprès d’un public donné, le documentaliste va exercer différentes tâches techniques (cf. fiches 5 à 8), à partir d’un fonds documentaire qu’il aura au préalable constitué.

La constitution d’un fonds documentaire adapté aux besoins est fonction d’une bonne connaissance des centres d’intérêt et des pratiques des usagers. Elle est le fruit d’une veille sur les collectivités et d’une attention aux programmes de travail des services départementaux. L’information est traitée à plusieurs niveaux : local (voire infra local), régional, national, (voire international), en fonction des besoins.

Un équilibre doit être trouvé entre les besoins du plus grand nombre et les besoins très spécialisés de certains.

La pertinence du fonds doit être évaluée et réajustée dans le temps, en fonction de l’évolution du contexte et des choix de la collectivité. Le fonds n’a pas vocation à être encyclopédique mais à être axé sur les domaines de compétences de la collectivité. De même, le fonds n’a pas vocation à être conservé au-delà de sa période d’utilité documentaire, la conservation ultérieure de certains documents relevant des services d’Archives.

1. Typologie des documents

1.1. Document primaire, secondaire, tertiaire

• Document primaire : Un document primaire est un document présentant une information à caractère original, dans l’état où elle a été conçue ou produite (article de presse, ouvrage, rapport …). Le document primaire peut être sous format papier ou numérique. Un document primaire numérisé, sans traitement de l’information contenue, reste un document primaire.
• Document secondaire : le document secondaire résulte d'un traitement intellectuel descriptif effectué sur un document primaire. Le traitement produit des informations de nature signalétique, concernant la forme et la localisation (description bibliographique), ainsi que des informations de nature analytique (indexation, résumé), portant sur le contenu du document primaire.
• Document tertiaire : il consiste en un ensemble de documents ou de banques de données qui assurent une compilation, synthèse, remise en forme et validation de l’information issue des documents primaires.

1.2. Document papier, document électronique ou numérique

Les sources d’information peuvent prendre la forme papier et/ou électronique.

Les documents papier constituent encore une part importante d’un fonds documentaire. Ils couvrent divers formats d’édition : articles de presse, périodiques, ouvrages, plans, cartes, schémas …

Les documents papier peuvent être scannés, auquel cas on parle de document numérisé.

On parle de document numérique natif pour les documents qui ont été conçus sous format électronique. Ils couvrent les mêmes typologies que les documents papier (périodiques, ouvrages numériques (e-books), ainsi que les documents photographiques et vidéo, les fichiers de données …

Les sources électroniques sont en expansion constante, contribuant à la mutation des modes d’acquisition de l’information et des fonds documentaires dans les centres de documentation.

2. Sources pertinentes pour les collectivités locales

La constitution d’un fonds documentaire de collectivité territoriale repose sur un éventail de publications bien spécifiques.

Pour le repérage des ouvrages parus, si le budget le permet, on peut s’appuyer sur la base Electre, base bibliographique de référence sur abonnement. La base Electre permet de plus d’importer des notices bibliographiques, d’effectuer des recherches et d’organiser des veilles thématiques.

La consultation des périodiques spécialisés est également un moyen de repérer les nouveautés en matière d’édition, de même que des abonnements à des newsletters thématiques.

On aura enfin tout intérêt à utiliser les connaissances des utilisateurs en matière de publications professionnelles et à visiter les centres de documentation qui traitent de domaines proches.

Les paragraphes qui suivent recensent quelques sources significatives. Au documentaliste d’évaluer et de faire des choix, selon son budget et les besoins de sa collectivité, et de compléter les sources ici répertoriées.

2.1. Les sources internes

Les sources internes sont tous les documents porteurs d’information, conçus et réalisés par la collectivité territoriale. Ils sont de nature très variée :

• Actes de l’Exécutif
• Etudes, rapports, publications produits en interne
• Bilans d’activité des services
• Schémas
• Actes de colloques
• Sites web de la collectivité

Le traitement des sources internes prend une importance grandissante. La gestion de cette information permet de constituer et de valoriser un patrimoine de connaissances parfois sous-utilisé. Le service de documentation peut apporter son expertise et ses compétences à chacune des étapes de production : recherche documentaire, organisation des informations, analyse documentaire, classification et stockage numérique, diffusion auprès des utilisateurs.

2.2. Information locale

Parmi les sources externes, certaines apportent un éclairage spécifique sur les problématiques du territoire et peuvent faire l’objet d’un traitement documentaire spécifique de mise en valeur, via les produits et la base de données. Au-delà des organes de presse traditionnels, l’information peut être collectée dans les publications institutionnelles locales.

2.3. Sources sur les collectivités locales

De nombreux périodiques et sites web traitent des compétences des collectivités locales. Quelques exemples :

• Cahiers de la Fonction Publique
• La Gazette
• Le Moniteur
• Localtis.info
• Lettre du Cadre Territorial
• Maires de France
• Pouvoirs Locaux

2.4. Documents officiels et sources juridiques

Les sources essentielles à connaître :

• Textes officiels et jurisprudences : le Journal Officiel ou le site Légifrance
• Jurisprudences : Légifrance, Jurisclasseurs des collectivités locales
• Codes : Légifrance, Dalloz, Litec
• Législation européenne : portail EUR-Lex
• Projets de loi, rapports parlementaires, rapports d’information : les sites web institutionnels (Assemblée Nationale, Chambre Régionale des Comptes, Sénat …)
• Citoyenneté et relations avec l’administration : site Vie.publique.fr
• Textes relatifs aux collectivités locales, classés et commentés : Collectivites-locales.gouv.fr.
• Périodiques juridiques et bases de données : Actualité Juridique des Collectivités Locales, Bulletin Juridique des Collectivités Locales
• Dictionnaires permanents, Recueil Dalloz, Revue Française de Finances Publiques, éditions Lamy, Lexis-Nexis, Weka

2.5. Autres sources thématiques

Un fonds documentaire pertinent comprendra également :

• Des sources statistiques : INSEE, études statistiques des Ministères (ex : DREES pour le Ministère des Affaires sociales), statistiques du Ministère de l’Environnement, …
• La presse quotidienne et les hebdomadaires d’information générale
• La presse économique et financière
• Les ouvrages, revues, documents audio-visuels, cartes, documents pédagogiques … publiés par les éditeurs, les associations qui œuvrent dans les domaines de compétences des collectivités : action sociale, environnement, urbanisme, culture, construction, aménagement, sport …

3. Littérature grise

Plusieurs conférences internationales ont défini la littérature grise. La dernière en date, la « définition de Prague » (2012) la définit comme « tout type de document produit par le gouvernement, l'administration, l'enseignement et la recherche, le commerce et l'industrie, en format papier ou numérique, protégé par les droits de propriété intellectuelle, de qualité suffisante pour être collecté et conservé par une bibliothèque ou une archive institutionnelle, et qui n'est pas contrôlé par l'édition commerciale ».

La littérature grise comprend donc les thèses, mémoires, brevets, actes de conférences …

La définition met en évidence deux caractéristiques majeures de ce type d’information : d’une part sa diversité et son éclatement, d’autre part la difficulté de l’identifier et d’y accéder par les circuits de l’édition.

Pour rechercher des thèses et des travaux universitaires, on utilisera le moteur theses.fr, le catalogue SUDOC de l’enseignement supérieur et de la recherche, la base des thèses de médecine et de chirurgie dentaire biusanté …

L’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI) a développé une base de données de brevets (http://bases-brevets.inpi.fr/fr).

4. Archives ouvertes, sources en Open Access

L’émergence et le développement des « archives ouvertes » ouvre de nouvelles voies d’accès à l’information universitaire et à la littérature grise en général.

En effet, constituées par des articles scientifiques produits par les chercheurs, les archives ouvertes se multiplient. Les raisons en sont généralement :

• La hausse du prix des abonnements aux revues papier et électronique, rendant de plus en plus étroite l’offre documentaire dans des services de documentation ou bibliothèques aux budgets contraints
• Le développement d’internet qui démultiplie et démocratise l’accès aux idées et aux écrits des scientifiques, qui y voient l’intérêt de faire connaître leurs travaux de manière beaucoup plus large.

Les archives ouvertes reposent sur une norme qui en permet le moissonnage par d'autres serveurs et en facilite le référencement dans les moteurs de recherche. Ce protocole est l'OAI-PMH (Open Archive Initiative - Protocol for Metadata Harvesting).

Le libre accès fait encore débat en France en raison du modèle économique (rémunération des auteurs) qui n’est pas encore résolu. Le projet de loi pour une république numérique doit étendre le libre accès des publications scientifiques.

5. Données et information brute (cf. fiche 9.6)

Avec l’extension de l’Open data, le documentaliste sera amené à repérer sur internet des sites ou bases de données de production de données brutes ou de données exploitées et retravaillées.

Pour exemple, l’INSEE ou des observatoires locaux ou nationaux sur différentes problématiques (eau, déchets, sécurité routière, tourisme, économie, pauvreté …) fournissent des données qui constituent une forme de réponse tout à fait pertinente à certains besoins d’information des utilisateurs : états des lieux en préalables au lancement d’une étude, consultation de données relatives à une collectivité …

6. Blogs et Experts

La connaissance des réseaux professionnels (cf. 1.5), des blogs publiés par des experts dans les différents domaines de compétences des collectivités locales, complète les sources de repérage en tant qu’outils de veille et réponse à d’éventuels besoins d’interventions comme l’organisation d’événements. Quelques exemples :

• Sur la réforme territoriale : http://www.reforme-territoriale.fr/
• Sur la communication publique : http://www.blog-territorial.fr/