• 1. Les différents registres de gestion des collections
  • 1.1. Le registre des mouvements/registre des entrées et sorties
  • 1.2. Le registre des dépôts
  • 1.3. Le registre des cadavres d’espèces protégées
  • 1.4. Le registre des saisies de Douanes et de police
  • 1.5. Le registre d’inventaire des collections, cœur du musée
  • 1.6. Les dossiers d’œuvre : Documenter la collection
• 2. Inventorier les collections aujourd’hui
  • 2.1. Le registre de l’inventaire
    • 2.1.1. Que doit-on inventorier ?
    • 2.1.2. Qui fait l’inventaire ?
    • 2.1.3. L’inventaire rétrospectif
  • 2.2. Organisation du registre d’inventaire :
    • 2.2.1. Les rubriques de l’inventaire : le « 18 colonnes »
    • 2.2.2. Le numéro d’inventaire
    • 2.2.3. Pose du numéro d’inventaire sur l’objet : le marquage
  • 2.3. Radiation de l’inventaire
    • 2.3.1. La destruction du bien
    • 2.3.2. Le déclassement d’un objet
    • 2.3.3. L’inscription indue à l’inventaire
    • 2.3.4. La réaffectation du bien à un autre musée
    • 2.3.5. Le transfert de propriété
  • 2.4. Inventaire numérique ou imprimé ?
• 3. Récolement des collections de musée
  • 3.1. Qu’est-ce que le récolement des collections ?
  • 3.2. Qui procède au récolement ?
  • 3.3. Le plan de récolement décennal : à chaque musée son plan
  • 3.4. Chaque campagne de récolement s’achève par un procès-verbal
  • 3.5. Impact du récolement décennal sur la collection du musée
• 4. La régie des œuvres
• Bibliographie et textes règlementaires de référence

1. Les différents registres de gestion des collections

1.1. Le registre des mouvements/registre des entrées et sorties

Tous les déplacements d’objets y sont consignés, par le régisseur s’il en existe un au musée. Ce registre est très important en cas de chantier des collections. Il peut dans une version simplifiée exister en tant que « registre des entrées et sorties » si aucune opération majeure de déplacement d’objet n’est en cours.

1.2. Le registre des dépôts

Tous les objets déposés au musée mais dont la tutelle n’est pas propriétaire sont consignés dans un registre des dépôts séparé du registre d’inventaire, chaque objet déposé étant alors doté d’un numéro spécifique précédé d’un « D » ; le marquage original de l’objet est complété par ce numéro de dépôt.

1.3. Le registre des cadavres d’espèces protégées

Pour les muséums ou les musées ayant des taxidermistes, un registre de dépôt des cadavres issus d’espèces protégées est disponible pour le contrôle par les services compétents (Office de la nature et de la faune sauvage ou autre organsime nommé par le préfet). Certaines espèces ne peuvent être détenues que suite à une autorisation nationale du ministère de l’environnement (loup, ours arctique et lynx).

1.4. Le registre des saisies de Douanes et de police

Il s’agit ici de consigner cette fois les objets déposés ou donnés au musée en matière de saisie (notamment d’espèces interdites au commerce : ivoire d’éléphant…).

1.5. Le registre d’inventaire des collections, cœur du musée

C’est de registre le plus important du musée. Nous en détaillons les obligations en deuxième partie.

1.6. Les dossiers d’œuvre : Documenter la collection

A ce sujet, nous vous conseillons la lecture du rapport : http://unesdoc.unesco.org/images/0018/001862/186234F.pdf

2. Inventorier les collections aujourd’hui

En mars 1794, l’ « instruction sur la manière d’inventorier et de conserver, dans toute l’étende de la République, tous les objets qui peuvent servir aux arts, aux sciences et à l’enseignement » décrit de manière très détaillée le travail d’inventaire et de classification des collections mais aussi de restauration, d’étiquetage et de transport. Le travail d’inventaire, mené localement par des érudits et sociétés savantes héritière des académies, devient un acte majeur pour enrichir les collections car il pointe les forces et les faiblesses des collections. En relation avec leurs homologues parisiens, de nombreux responsables de fonds issus des confiscations enrichissent les collections en province. Les collections étaient acquises en vue d’enseigner ; de nombreux professeurs en étaient donc les inventeurs.

Le travail d’inventaire des collections répond avant tout au besoin d’attester d’une présence, d’un état et d’un droit de propriété, comme lors des confiscations révolutionnaires. Les Normes techniques liées à la production de ce document de première importance sont déclinées dans l’arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l’inventaire.

2.1. Le registre de l’inventaire

C’est un document administratif à forte valeur juridique, une liste qui permet de contrôler un bien acquis par un propriétaire (ici, la collectivité qui a le musée en tutelle, l’Etat, une association…).

Quand un bien est acquis par une collectivité publique, il relève de la domanialité publique (lien vers fiche statut des collections).

L’inventaire permet d’identifier les objets déposés au musée et d’en assurer la gestion en tant que propriétaire. L’inscription à l’inventaire est fondamentale car elle fait entrer l’objet inscrit dans la domanialité publique (lien vers fiche) ; à l’inventaire d’un Musée de France elle lui confère inéliabilité et imprescriptibilité (lien vers fiche). Deux registres d’inventaire se côtoient :

- celui des biens acquis par le propriétaire (et déposés au musée) ;

- celui des objets déposés au musée mais n’appartenant pas à la tutelle (numéro d’inventaire précédé de D).

2.1.1. Que doit-on inventorier ?

Le matériel entrant au musée est consigné au registre des entrées et des sorties, il ne sera pas forcément inscrit à l’inventaire comme le rappelle la circulaire du 19 juillet 2012 relative au matériel d’étude. L’inscription à l’inventaire des Musées de France est possible après accord de la commission régionale d’acquisition des Musées de France. Seuls les objets authentiques et originaux, les copies étant exclues sauf si l’original a été détruit.

2.1.2. Qui fait l’inventaire ?

Les minutes d’inventaire, bordereau de saisie des premiers éléments d’identification de l’objet, sont la base de l’inventaire. Chaque objet a un dossier documentaire rattaché à l’objet via son numéro d’inventaire. La consultation de l’inventaire est réservée au personnel scientifique, sous l’autorité du conservateur directeur du musée.

2.1.3. L’inventaire rétrospectif

Lorsque des fonds important sont stockés au musée et sommairement enregistrés à l’inventaire (ex : « ensemble de 27 tableaux »), il est important de procéder à un inventaire rétrospectif et surtout à leur marquage une fois toutes les vérifications de propriété faites. Le deuxième numéro sera « 0 » pour éviter les confusions : 2014.0.1 n’est donc pas un objet acquis en 2014 mais un objet inventorié en 2014.

2.2. Organisation du registre d’inventaire :

2.2.1. Les rubriques de l’inventaire : le « 18 colonnes »

Depuis la normalisation des procédures d’inventaire via la circulaire « Rivière », 18 colonnes sont à compléter pour pouvoir identifier un objet entrant dans une collection publique :

• numéro d’inventaire
• Le mode d’acquisition : don, leg, achat
• L’identité du donateur, testateur ou vendeur (pour le registre des dépôts l’identité du déposant).
• La date d’acquisition (ou de dépôt) et d’affectation au musée (quand une collectivité acquière un bien mais qu’elle a plusieurs musées potentiellement récipiendaires, elle doit produire un arrêté d’affectation du bien pour qu’il soit inscrit à un seul inventaire, surtout lorsque d’important fonds sont donnés et risque d’être éclatés sur plusieurs structures muséales.
• Le prix et la subvention publique alloués pour l’acquérir
• La date d’inscription à l’inventaire
• La description de l’objet, à savoir sa description usuelle puis la description des parties le composant et de toutes ses caractéristiques.
• La matière composant l’objet
• la technique utilisée pour le fabriquer
• La dimension
• L’auteur s’il s’agit d’une œuvre d’art,
• L’époque de réalisation de l’objet ou sa date de collecte
• La provenance de l’objet.
• Le numéro du catalogue du musé où il est publié
• Ses signes particuliers
• Son lieu de dépôt s’il n’est pas au musée
• La date de départ du musée pour un objet en dépôt (date de sortie).
• La rubrique « observations » permet d’indiquer en cas d’inventaire rétrospectif les éléments démontrant la propriété du bien ; il y est mentionné aussi si l’objet est lié à un ensemble complexe ; si l’objet a été déclassé, rendu ou détruit (radiation de l’inventaire décrite dans l’article 4 du décret 2002-852 du 2 mai 2002).

2.2.2. Le numéro d’inventaire

Il est détaillé en annexe 2 du décret du 25 mai 2004. Il se compose de trois éléments obligatoires séparés par un point : l’année d’entrée de l’objet dans les collections, le numéro de la collection (par exemple une fouille archéologique), le numéro d’ordre de l’objet dans l’ensemble, et le numéro de partie de l’objet (par exemple un couvercle sera nommé « 1 » et le reste du récipient « 2 »). En cas de dépôt, le numéro d’origine de l’organisme prêteur est déjà présent, il suffit d’ajouter le numéro de dépôt attribué en plus à côté pour ne pas confondre l’objet avec un autre.

Tous les musées ont ce type de numérotation, sauf s’il avait à la date de la labellisation un système cohérent de numérotation qu’ils ont alors conservé.

Des ensembles complexes peuvent avoir un seul numéro d’inventaire (collecte d’objets, tous les os d’un squelette de baleine…).

Exemple : 2004.1.1 : premier objet acquis pour l’année 2004, en une seule partie.

2.2.3. Pose du numéro d’inventaire sur l’objet : le marquage

Il doit être réversible et discret, sans pour autant rendre difficile son identification. Plusieurs techniques existent. Le marquage direct de l’objet est à privilégier pour empêcher le vol.

Le C2RMF ou un restaurateur agréé pourront accompagner l’équipe dans le choix des outils de marqage.

2.3. Radiation de l’inventaire

La radiation de l’inventaire, encadré par l’article 4 du décret 2002-852 est une procédure qui ne peut être assumée par le seul responsable des collections, le propriétaire devant consentir à cette radiation.

Plusieurs motifs amènent à une radiation.

2.3.1. La destruction du bien

Devenu inexistant physiquement, il doit être ôté de l’inventaire administratif, bien que le dossier documentaire de l’objet soit conservé précieusement ; un procès-verbal adressé par le responsable au propriétaire du bien l’informera de cette destruction et radiation.

2.3.2. Le déclassement d’un objet

Comme évoqué dans les articles L451-5 à -7 du code du patrimoine

2.3.3. L’inscription indue à l’inventaire

Quand la collectivité l’a inscrit à son inventaire par erreur, le bien ne lui appartenant pas ; le propriétaire sera alors aussi informé quant à cette radiation.

2.3.4. La réaffectation du bien à un autre musée

Le musée d’origine doit alors radier de son inventaire l’objet réaffecté ailleurs.

2.3.5. Le transfert de propriété

Par exemple lors de la cession des collections à un autre opérateur (les collections municipales du musée dauphinois de Grenoble ont été cédées au Département de l’Isère).

2.4. Inventaire numérique ou imprimé ?

Document d’archive fondamental, le registre d’inventaire est un document imprimé dont les pages numérotées sont signées par le responsable (le conservateur). Des mentions peuvent être apposées en rouge et parapher pat le conservateur. Aucun grattage, rayure ou autre effacement n’est autorisé. Ce registre doit être conservé dans une armoire ignifugée, un duplicata étant mis dans un coffre hors du musée en toute discrétion. Ce document est clairement identifiable par le nom du musée, son adresse, la date d’ouverture puis fermeture du registre, et l’identification des copies versées aux archives en plus de ce présent exemplaire. Le sommaire précis du document est présenté dès la couverture afin de vérifier la composition (aucune page ne doit manquer).

Mais depuis vingt ans, les musées ont investi d’importants moyens dans des bases documentaires puissantes où toutes les informations liés à l’objet sont consignées, ce qui permet par exemple des croisements d’information rapides ou un accès à distance aux collections.

Il est donc désormais possible que « l’inventaire (puisse) être constitué par une édition sélective sur papier de la base informatisée » (annexe 1-1c du décret de 2004), notamment pour les musées gérant des fonds importants d’ethnologie, d’archéologie, d’histoire naturelle pour lesquels nous comprendrons que la tenue d’un registre manuscrit de centaines de milliers de pages semble impossible. Toutefois, cette édition sera faite dans l’ordre des numéros d’inventaire, avec mention claire des rubriques pour chaque objet ou ensemble, registre imprimé devant être « relié, titré, signé, paginé et paraphé ». le maintien de la présentation à chaque tirage est obligatoire pour qu’il y ai cohérence entre les versions. Une copie annuelle est versée aux services d’archives compétents.

3. Récolement des collections de musée

Bien avant l’élaboration du code du patrimoine et des lois de 2002 sur les collections des musées de France, le récolement était une pratique courante chez les responsables de collection, notamment lors de leur prise de fonction en vue d’alerter en cas de manquement d’un éventuel prédécesseur (objet absent, négligence..). La période d’Après-guerre fut notamment l‘occasion de récoler activement dans de nombreux musées pour réviser leurs inventaires, notamment suite à d’importantes confiscations par l’occupant ou suite aux destructions par bombardements.

Les modalités du récolement sont décrites dans la circulaire du 27 juillet 2006.

Notons pour le mobilier classé au titre des monuments historiques l’obligation de récoler ces objets tous les cinq ans (article L622-8 du code du patrimoine).

3.1. Qu’est-ce que le récolement des collections ?

Il s’agit de vérifier pièce par pièce – ou par lot- si des collections de grande nombre sont conservés au musée (sciences naturelles, archéologie, ethnographie) à partir de son numéro d’inventaire ou de l’objet/lot lui-même son emplacement dans les réserves ou en salle d’exposition, son état de conservation, s’il est marqué et si ce marquage concorde avec les sources documentaires (dont le registre d’inventaire) correspondantes.

En réalité, au regard de la diversité des situations muséales, le récolement sera planifié en amont dans un plan de récolement décennal adapté à la situation de l’établissement. Le plan de récolement définit le nombre de campagnes prévues, par lieu, par collection ou par corpus ; il est défini avec l’équipe en charge de l’inventaire.

Un dépôt placé dans un autre musée sera par exemple récolé sur place, après accord avec de dépositaire (mobilier archéologique par exemple).

3.2. Qui procède au récolement ?

Les opérations de récolement sont procédées sous la responsabilité du chef d’établissement, lorsqu’il a en charge la tenue des inventaires et registres de dépôt (article 14 de l’arrêté du 25 mai 2004). Il aura en charge notamment de signaler les objets manquant au propriétaire de la collection.

Les opérations de recherche, de contrôle et de validation sont confiées au personnel scientifique du musée ;

La vérification sur place de l’existence de l’objet peut être délégué à du personnel technique, des bénévoles formés et encadrés pour ce faire ou des professionnels, et ce sur la base d’un cahier des charges précis.

3.3. Le plan de récolement décennal : à chaque musée son plan

La mise-en-œuvre du récolement décennal passe par une planification précise consignée dans le plan de récolement décennal que les services d’Etat valide avec le musée (et sa tutelle). Une cartographie précise des collections y est présentée (espaces de réserves, de traitement, d’exposition…) afin qu’aucun n’objet n’échappe au récolement.

Des moyens précis y sont définis : agents affectés à cette mission, définition de zones de récolement, organisation éventuelle d’un chantier des collections pour traiter certains fonds, des actions d’inventaire rétrospectif…

La cartographie sera privilégiée, avec des informations compréhensibles de tous, et ce pour les décennies à venir, afin que les prochains gestionnaires puissent à leur tour procéder au récolement. Le plan de récolement est réactualisé à chaque fin de campagne. Chaque campagne fera l’objet d’un plan d’action détaillé.

Exemple : http://www.dracenie.com/files/com_telechargements/111/2008-91-pj.pdf

3.4. Chaque campagne de récolement s’achève par un procès-verbal

Chaque campagne aura un objectif précis et atteignable, cohérent avec le plan général de récolement décennal, et un plan d’action précis pour l’atteindre décrivant les moyens humains, le calendrier et tous les éléments opérationnels de la campagne. Chaque campagne de récolement fait ensuite l’objet d’un procès-verbal (article L442-8 du code du patrimoine) qui sera conservé au Musée. Ce procès-verbal est fondamental pour garantir le responsable du musée quant à d’éventuel problème constaté sur la collection a posteriori (absence d’un objet, état dégradé d’un objet…). Exemple : http://www.ville-poligny.fr/dynamic/pdf/conseil/pv-recolement-25-02-2011.pdf

Ce procès-verbal est annexé au plan de récolement décennal. Avant sa rédaction, des fiches de récolement auront été produites.

3.5. Impact du récolement décennal sur la collection du musée

Au-delà d’un indispensable pointage physique des collections, le récolement va permettre d’identifier des lots d’objets à traiter par les gestionnaires de la collection, à savoir le marquage des pièces qui ne l’étaient pas encore, la suppression des doublons à l’inventaire (plusieurs numéros d’inventaire sur un objet), l’inventaire rétrospectif des objets pas encore inscrits à l’inventaire.

Une des conséquences peut être le dépôt de plainte par le responsable du musée s’il constate l’absence d’un objet, et ce au nom du propriétaire de la collection qu’il a en charge (la collectivité de tutelle pour un musée public). Cette absence sera bien sûr avérée, confirmée par des recherches détaillées lors du récolement.

4. La régie des œuvres

Transporter une œuvre de maître ou un squelette complet de Tyrannosaure ne s’improvise pas. Face à l’augmentation des valeurs marchandes du patrimoine dans les années 70, les assureurs et les grands musées ont progressivement confié le mouvement de leurs collections à des spécialistes de la logistique, les régisseurs d’œuvres, qui ont en charge :

• La partie administrative (contrat d’assurance, autorisations de circulation dont sorties du territoire) ; elle diffère selon qu’il s’agisse de convoyer une exposition entière (en suivant un facility report (http://www.afroa.fr/media/pdf/musee-lorrain-facility-report.pdf), recueil des conditions prévalant à l’exposition et au prêt)) ou une collection seule ; il existe aussi de nombreux contrats de prêt (loan agreement http://www.museumsassociation.org/download?id=14828) que produisent les régisseurs avec leur institution ;
• La partie matérielle (emballage, transport, stockage).

Pour devenir régisseur, il faut avoir des compétences en histoire de l’art (ou autre discipline lié au thème de la collection du musée visé pour l’embauche), compétences ensuite confortées par un diplôme comme :

• le diplôme de 2e cycle de l’École du Louvre (parcours métiers du patrimoine),
• le master professionnel régie des œuvres et montage des expositions de l’université Picardie-Jules-Verne, à Amiens,
• ou le master régie des œuvres et médiation de l’architecture et du patrimoine de l’université Michel-de-Montaigne à Pessac (33).

Les régisseurs sont regroupés au sein de l’AFROA (Association française des régisseurs d’œuvres d’art)

En France, le premier service de régie des œuvres structuré est créé dans deux équipements novateurs : le Centre Georges Pompidou en 1977 et le Musée d’Orsay en 1986. Les services de régie se rencontrent dans les grands établissements ; ils sont plus ou moins polyvalents dans leurs missions comme dans les musées d’art moderne de la ville de Paris, les musées de la ville de Grenoble (Le muséum d’histoire naturelle y ayant pat exemple un régisseur de conservation qui s’atèle à gérer les mouvements d’œuvre ainsi que la conservation préventive), et dans de nombreux FRAC et centres d’art.

Les régisseurs font peu à peu référence à un véritable savoir-faire issu pour partie de la tradition anglo-saxonne des « registrars ». Très souvent la transmission empirique des connaissances se fait par l’expérience et l’apprentissage au contact des régisseurs en poste, des transporteurs, des restaurateurs, des artistes, etc.

En 1997, celle-ci devient une option du concours de recrutement des chargés d’études qui en comporte désormais trois : « documentation », « archives » et « régie d’œuvres ».

Nombre de régisseurs exercent leur activité dans un cadre contractuel, en dehors de la fonction publique.

Pour en savoir plus :

• Activités du régisseur
• Activités du régisseur - synthèse
• Missions - Régie exposition
• Missions - Régie collection
• Fiches métier

Bibliographie et textes règlementaires de référence

• Arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques en matière d’inventaire et de récolement des collections des Musées de France
• Circulaire du 27 juillet 2006 relative aux opérations de récolement Livre IV du Code du patrimoine (ordonnance 2004-178 du 20 février 2004) intégrant la Loi 2002-5 des musées de France du 4 janvier 2002 (déchet d’application 2002-852).
• Circulaire du 19 juillet 2012 relative au matériel d’étude
• L’inventaire et le récolement des collections publiques, Institutut national du patrimoine, Département des conservateurs, 2014.